Puheenvuoro: Kela-asioiden sujuvuudella on merkitystä, kun hyvinvointialueista tulee yhdessä yössä isoja työnantajia
Tulevat hyvinvointialueet ovat jatkossa merkittäviä työnantajia, sillä niille keskittyy Helsinki ja HUS mukaan lukien yli 200 000 työntekijää. Iso henkilöstömäärä tuo työnantajalle väistämättä eteen myös paljon Kela-asioita. Palvelujen sujuvuus on iso haaste, ja siksi tarvitsemme yhteistyötä ja ymmärrystä molempien osapuolien prosesseista.
Kelassa on muutaman vuoden välein kartoitettu työnantajien asiakaskokemusta ja palvelujen kehittämistarvetta. Syksyllä 2021 tehdyssä asiakaskyselyssä 88 % työnantajien edustajista oli melko tai erittäin tyytyväisiä Kelan palveluihin.
Saimme myös runsaasti kehittämistoiveita. Niistä useimmat ja ennestään jo tutut toiveet koskivat arjen asioinnin välineitä. Erityisesti toivottiin sähköistä palvelua liiteasiakirjojen toimittamiseen ja työnantajien asiointipalvelun nykyaikaistamista. Näihin onkin lähivuosina tulossa kehitystä.
Olemme Kelassa kasvattaneet ymmärrystämme työnantaja-asiakkaiden tarpeista myös asiakasraadeissa, joissa on keskusteltu työnantajille ajankohtaisista Kela-asioista. Parhaillaan keräämme asiakasymmärrystä kaikista työnantaja-asiakkuuksista. Käytämme asiakaskyselyjen lisäksi data-analyysejä ja syvennämme ymmärrystä haastattelemalla työnantajien edustajia.
Ensimmäisiä haastatteluita on jo tehty isoille työnantajille, jotka hoitavat vuosittain satojen tuhansien työntekijöidensä päiväraha-asioita. Haastatteluiden mukaan isot työnantajat toivovat kattavia ja nykyaikaisia sähköisiä palveluja, nykyistä enemmän yhteistyötä ja sujuvia prosesseja.
Molemminpuolisten prosessien yhteistä tarkastelua on myös toivottu, sillä sitä kautta löytyvät kehittämiskohdat voisivat tuottaa hyötyä niin työnantajalle kuin Kelalle.
Hyvinvointialueista merkittäviä työnantajia – miten Kela valmistautuu muutokseen?
Ensi vuoden alussa kunnista tai kuntayhtymistä siirtyy hyvinvointialueille noin 173 000 työntekijää. Näiden lisäksi 14 400 henkilöä jatkaa Helsingin kaupungin ja 22 800 HUS-yhtymän palveluksessa. Näillä henkilömäärillä perhevapaat ja sairauspoissaolot ovat jokapäiväistä arkea. Myös työterveyshuollon kustannuksia ja korvauksia kertyy merkittäviä summia.
Työnantajan vaihtuminen haastaa myös Kelaa. Olemmekin hyvinvointialueiden kanssa keskustelleet tulevista haasteista. Kela on nimennyt kaikille hyvinvointialueille ja Helsingin kaupungille omat yhteyshenkilönsä, jotka muun muassa keräävät ja välittävät tietoa.
Selvitysten perusteella suuri osa hyvinvointialueista ulkoistaa palkanlaskennan ulkopuoliselle henkilöstöpalvelujen tuottajalle. Tällä ratkaisulla on suora yhteys työnantajan päiväraha-asioihin, sillä ne hoidetaan pääosin palkanlaskennan yhteydessä. Olemme käynnistäneet vuoropuhelua myös ulkoistettua palvelua tuottavien tahojen kanssa.
Haastatteluiden avulla syvennämme omaa ymmärrystämme siitä, mitä on odotettavissa, kun iso joukko eri työnantajien työntekijöitä siirtyy yhdessä yössä yhdelle työnantajalle. Miten esimerkiksi tieto vaiheessa olevista sairauspoissaoloista kulkee tai millaista viivettä on odotettavissa Kela-hakemuksissa?
Tähän asti tehtyjen haastatteluiden perusteella keskeinen haaste on henkilöstöjärjestelmien konversioajojen testaus ja suorittaminen hyvissä ajoin, jotta henkilöstön tiedot ovat ajan tasalla vuodenvaihteessa.
Hyvä olisi myös sopia tarkka tehtäväjako poissaolojen ilmoittamisesta esihenkilön, henkilöstöasiantuntijoiden ja palkanlaskijoiden välillä. Myös työkykyasioissa tiedonkulun ja jatkuvuuden varmistaminen voi edellyttää erityistä sopimista. Työterveyshuollon korvauksissakin tulee huomioida muutos ja sopia vastuista silloin, kun hakevan organisaation toiminta päättyy vuodenvaihteessa.
Suomi.fi-valtuudet kannattaa hoitaa ajoissa kuntoon ja näin varmistaa, että työnantaja-asiat sujuvat vuodenvaihteen jälkeen.
Oman haasteensa tuo elokuun alussa voimaan tullut perhevapaauudistus, joka väistämättä tulee työllistämään naisvaltaisen alan työnantajia. Miten hyvinvointialueiden esihenkilöt ja palkanlaskijat pysyvät ajan tasalla silloin, kun siirtyvien työntekijöiden perhevapaat jatkuvat vuoden vaihteen yli? Ja onko työntekijän perhevapaa uuden vai vanhan lain mukaiselta ajalta? Entä miten paljon palkallisia vanhempainpäivärahapäiviä on jäljellä, kun osa tiedoista on peräisin kuntien tai sairaanhoitopiirien järjestelmistä?
Kokoamme Hyvinvointialueiden kela.fi-sivuille syksyn aikana ohjeita siitä, miten hoitaa työnantaja-asioita mahdollisimman sujuvasti siirtymävaiheessa. Jos jokin työnantajan Kela-asioiden valmistelussa mietityttää, ota meihin yhteyttä sähköpostitse: tyonantajat.neuvonta@kela.fi.
Kirjoittaja
Leila Koskela
Erikoissuunnittelija Kelan asiakkuusyksikössä