Viktigt att FPA-ärenden löper smidigt när välfärdsområdena får många anställda över en natt

De framtida välfärdsområdena kommer att vara betydande arbetsgivare då drygt 200 000 arbetstagare överförs till dem, inräknat Helsingfors och HUS. Det stora antalet arbetstagare medför också ett stort antal FPA-ärenden. Smidig service är en stor utmaning, och därför behövs samarbete och förståelse i fråga om båda parters processer.

På FPA har man med några års mellanrum kartlagt kunderfarenheten hos arbetsgivare och behovet av att utveckla tjänsterna. I en kundenkät hösten 2021 uppgav 88 procent av arbetsgivarnas representanter att de var ganska eller mycket nöjda med FPA:s tjänster.

FPA fick också in många önskemål om förbättringar. De flesta önskemålen var bekanta sedan tidigare och gällde de verktyg som behövs för att sköta ärenden i vardagen. Särskilt önskades en e-tjänst för inlämnande av bilagor samt en modernisering av e-tjänsten för arbetsgivare. Det här är något som kommer att förbättras under de närmaste åren.

Information om arbetsgivarkundernas behov har tidigare också samlats in genom kundråd, där FPA-frågor som är aktuella för arbetsgivarna har diskuterats.

FPA:s kundrelationsenhet samlar för tillfället in information genom kundenkäter som är riktade till samtliga arbetsgivarkunder. Utöver kundenkäter används dataanalyser och, i syfte att fördjupa kundförståelsen, intervjuer av arbetsgivarkundernas representanter.

De första intervjuerna har redan gjorts när det gäller stora arbetsgivare, som årligen sköter dagpenningsärenden för hundratusentals anställda. Intervjuerna ger vid handen att stora arbetsgivare önskar heltäckande och moderna e-tjänster, mer samarbete och smidiga processer. Arbetsgivarna har också önskat en genomgång av de gemensamma processerna så att man kan utveckla dem på ett sätt som gynnar båda parterna.

Välfärdsområdena kommer att vara betydande arbetsgivare – vilka förberedelser har FPA gjort?

I början av nästa år flyttar cirka 173 000 arbetstagare från kommunerna eller samkommunerna till välfärdsområdena. Utöver dessa fortsätter 14 400 personer i Helsingfors stads och 22 800 i HNS-koncernens tjänst. Med beaktande av dessa siffror kommer också familjeledigheter och perioder med sjukfrånvaro att vara vanliga. Kostnader och ersättningar för företagshälsovård kommer också att uppgå till stora belopp.

Nya arbetsgivare ställer också FPA inför nya utmaningar. FPA och välfärdsområdena har därför tagit upp också de kommande utmaningarna till diskussion. FPA har för alla välfärdsområden och för Helsingfors stad utsett egna kontaktpersoner som bland annat ska samla in och förmedla information.

Det har kommit fram att flera välfärdsområden lägger ut löneberäkningen på entreprenad till utomstående serviceproducenter. Det här har ett direkt samband med arbetsgivarens dagpenningsärenden, eftersom dessa i huvudsak sköts i samband med löneberäkningen. FPA har inlett en dialog också med aktörer som producerar utlokaliserade tjänster.

Med hjälp av intervjuer fördjupar FPA sin förståelse för vad som kan förväntas när ett stort antal arbetstagare från olika arbetsgivare över en natt övergår till en enda arbetsgivare. Hur förmedlas till exempel information om pågående sjukfrånvaroperioder, och hurdana fördröjningar får man räkna med i samband med FPA-ansökningar?

Enligt de intervjuer som gjorts hittills hör testning och genomförande i god tid av de konverteringskörningar som gäller personalsystemen till de stora utmaningarna eftersom personalens uppgifter ska vara uppdaterade vid årsskiftet.

Vid anmälan av frånvaro är det dessutom bra att komma överens om en klar uppgiftsfördelning mellan chef, HR-specialister och löneräknare. Även i frågor som gäller arbetsförmågan kan det behövas särskilda överenskommelser för att säkerställa informationsgången och kontinuiteten. Också i fråga om ersättningar för företagshälsovård ska man beakta förändringen och komma överens om ansvarsfördelningen ifall den sökande organisationens verksamhet upphör vid årsskiftet.

Välfärdsområdena bör skaffa de rätta Suomi.fi-fullmakterna i tid och på så sätt försäkra sig om att arbetsgivarärenden kan skötas efter årsskiftet.

En särskild utmaning är den familjeledighetsreform som trädde i kraft i början av augusti och som kommer att sysselsätta arbetsgivare inom kvinnodominerade branscher. Hur ska välfärdsområdenas chefer och löneräknare hålla sig uppdaterade när en arbetstagares familjeledighet fortsätter över årsskiftet? Bestäms arbetstagarens familjeledighet enligt den nya eller den gamla lagen? Hur många föräldradagpenningsdagar med lön finns det kvar att ta ut när en del av uppgifterna har sitt ursprung i kommunernas eller sjukvårdsdistriktens system?

På fpa.fi-sidorna för välfärdsområden kommer det att under hösten läggas till anvisningar om hur man sköter arbetsgivarärenden så smidigt som möjligt under övergångsperioden.

Vid frågor kring beredningen av arbetsgivarnas FPA-ärenden, kontakta FPA: 

tyonantajat.neuvonta@kela.fi

Skrivare

Leila Koskela

Specialplanerare i FPA:s kundrelationsenhet