Om en privat serviceproducent upphör med sin verksamhet, ska journal- och klienthandlingarna överlämnas till FPA
Om en serviceproducent inom social- och hälsovården upphör med sin verksamhet, ska serviceproducenten till FPA överlämna de journal- och klienthandlingar för vilka den är personuppgiftsansvarig. Handlingarna kan vara i elektronisk form eller pappersform. Arkiveringen blir lagstadgad när den nya kunduppgiftslagen träder i kraft 1.1.2024.
Från och med ingången av 2024 ska serviceproducenter inom social- och hälsovården överlämna sitt material till FPA för arkivering om deras verksamhet har upphört eller håller på att upphöra. FPA:s arkiveringstjänst har sedan 2019 tagit emot material som inlämnats frivilligt. Arkiveringen blir lagstadgad i och med den nya kunduppgiftslagen.
Arkiveringstjänsten är avsedd för privata serviceproducenter inom social- och hälsovården vars verksamhet helt har upphört. Den nya lagen gäller också serviceproducenter vars verksamhet upphörde innan lagen trädde i kraft.
Vilka handlingar berörs av arkiveringsskyldigheten?
Serviceproducenten ska överlämna till FPA de journal- och klienthandlingar för vilka den är personuppgiftsansvarig. Till FPA ska även överlämnas journal- och klienthandlingar inom företagshälsovården, om arbetsgivaren har ordnat företagshälsovård för sin egen personal och slutat producera tjänsten själv.
Materialet ska ändå inte överlämnas till FPA om
- serviceproducenten har lämnat det till välfärdsområdet eller Helsingfors stad
- serviceproducenten under sin verksamhetstid har fört in det i Patientdataarkivet (Kanta-tjänsterna)
- arkiveringsskyldigheten enligt ett avtal hör till en kommun, en samkommun eller ett annat företag.
FPA fungerar i fortsättningen som kontaktpunkt för begäran om uppgifter
Välfärdsområdena, Helsingfors stad och FPA är från och med 1.1.2024 gemensamt personuppgiftsansvariga för material från serviceproducenter som lagt ner sin verksamhet. FPA fungerar som en kontaktpunkt där kunden kan göra en uppgiftsbegäran om handlingar. FPA förmedlar begäran till välfärdsområdet eller Helsingfors stad, som ser till att uppgifterna lämnas ut till kunden. FPA ska säkerställa att uppgifterna bevaras på ett säkert sätt och också förstörs på ett säkert sätt när förvaringstiden går ut.
Avtal och överföring av material
Innan handlingarna kan överföras till FPA:s arkiveringstjänst ska serviceproducenten och FPA göra upp ett skriftligt avtal om överföringen av materialet. För avtalet behöver FPA uppgifter om serviceproducenten, den som överför handlingarna och det material som överförs.
Handlingar och uppgifter kan skickas till FPA:s arkiveringstjänst i elektronisk form eller pappersform. Serviceproducenten ska ändå ordna materialet enligt FPA:s anvisningar. Material i digital form ska levereras till FPA på ett externt lagringsmedium.
Ta kontakt vid behov
Om du har frågor som gäller FPA:s arkiveringstjänst kan du skicka e-post till adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.