<h1>How to check your client data if the service provider has ceased operations and the data has been transferred to Kela</h1>

<p><strong>If a private provider of healthcare and social welfare service ceases operations, it must ensure that the patient and client data are stored and archived securely. Different organisations can be responsible for storing and archiving the data. These instructions are for clients who want to check the patient data that has been transferred to Kela.</strong></p>

<p>If a private provider of healthcare and social welfare services ceases operations, it must submit the patient and client documents kept in its register to Kela, unless</p>

<ul>
	<li>they have already been submitted to a wellbeing services county</li>
	<li>they have already been stored in the Kanta Services</li>
	<li>a municipality, a joint municipal authority, a wellbeing services county or another company is contractually responsible for storing and archiving them. </li>
</ul>

<p>If a client has accessed private healthcare or social welfare services using a voucher issued by a municipality, a joint municipal authority or a wellbeing services county, for example, the party issuing the voucher is responsible for storing and archiving the data.</p>

<h2>Kela receives data requests from clients</h2>

<p>As from 1 January 2024, Kela will act as the contact point where clients can submit their data requests concerning the documents. Kela forwards the data requests to the wellbeing services county, who discloses the information to the clients. The wellbeing services counties are responsible for any other data controller obligations, such as handling requests for administrative review and rectifying data.</p>

<p>The information can be disclosed to the clients themselves, to another person with the client’s consent or to another party with a legal right to obtain the information. The people making data requests must prove their right to obtain the requested information.</p>

<h2>How to make a data request as a client</h2>

<p>Clients can make data requests concerning documents transferred to Kela by submitting the requests via encrypted email to the address toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Kela forwards the requests to the wellbeing services county for disclosing the information. The wellbeing services county contacts the person requesting the information.</p>

<p> The following forms are for making a data request:</p>

<ul>
	<li><a href="https://www.kela.fi/documents/d/guest/asiakirjapyynto-kelan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Request for document (pdf)</a></li>
	<li><a href="https://www.kela.fi/documents/d/guest/hakemus-vainajan-tietojen-luovuttamiseksi">Application for the release of information about a deceased person (pdf)</a></li>
	<li><a href="https://www.kela.fi/documents/d/guest/lokitietopyynto-kelan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Request for log data (pdf)</a></li>
</ul>

<p>Clients can also write the data request in their own words. <a href="/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu-kenelle-tietoja-voidaan-luovuttaa">Read more about submitting a data request</a>.</p>

<div class="linkkilista" data-variant style>
<h2>Read more</h2>

<p><a href="www.kela.fi/documents/20124/411943/how-to-send-encrypted-e-mail-to-kela">Instructions for encrypted email (PDF)</a></p>

<p><a href="/data-protection">Data protection and the handling of personal data at Kela</a></p>

<p><a href="/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Archival service for documents containing patient and client data</a></p>
</div>

<h1>Näin asiakas voi tarkistaa asiakastietonsa, jos yksityinen palveluntuottaja on lopettanut toimintansa ja tiedot on siirretty Kelan arkistoon</h1>

<p><strong>Jos yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy huolehtia siitä, että asiakastietoja säilytetään turvallisesti ja tiedot arkistoidaan huolellisesti. Säilytys ja arkistointi kuuluu eri tilanteissa eri toimijoille. Kokosimme ohjeen asiakkaille, jotka haluavat tarkistaa Kelan arkistoon siirretyt asiakastiedot.</strong></p>

<p>Jos yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy toimittaa rekisterinpitoonsa kuuluneet asiakastiedot Kelaan, paitsi jos</p>

<ul>
	<li>ne on jo toimitettu oman alueen hyvinvointialueelle </li>
	<li>ne on jo tallennettu Kanta-palveluihin</li>
	<li>säilytys- ja arkistointivelvollisuus kuuluu sopimuksen perusteella hyvinvointialueelle, kunnalle, kuntayhtymälle tai toiselle yritykselle. </li>
</ul>

<p>Jos asiakas on esimerkiksi käyttänyt yksityisiä sosiaali- tai terveyspalveluita kunnan, kuntayhtymän tai hyvinvointialueen myöntämällä palvelusetelillä tai maksusitoumuksella, palvelusetelin tai maksusitoumuksen myöntänyt taho vastaa tietojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.</p>

<h2>Kela ottaa vastaan asiakkaan tietopyynnöt</h2>

<p>Kela toimii 1.1.2024 alkaen yhteyspisteenä, jonne asiakas voi tehdä asiakastietoja koskevan tietopyynnön. Kela välittää tietopyynnön hyvinvointialueelle, joka huolehtii tietojen luovutuksesta asiakkaalle. Hyvinvointialueet vastaavat muista rekisterinpitäjän tehtävistä, kuten oikaisupyyntöjen käsittelystä ja tietojen korjaamisesta.</p>

<p>Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, toiselle henkilölle asiakkaan suostumuksella tai muulle taholle laissa säädetyn tiedonsaantioikeuden perusteella. Tietopyynnön tekijän on osoitettava, että hänellä on oikeus saada pyytämänsä tiedot.</p>

<h2>Näin asiakas voi tehdä tietopyynnön</h2>

<p>Asiakas voi tehdä tietopyynnön Kelaan siirretyistä asiakastiedoista ja asiakirjoista suojatulla sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Kela välittää pyynnön hyvinvointialueelle tietojen luovutusta varten. Hyvinvointialue on yhteydessä tietoja pyytäneeseen asiakkaaseen.</p>

<p> Tietopyynnön tekemistä varten on seuraavat lomakkeet:</p>

<ul>
	<li><a href="/documents/d/guest/asiakirjapyynto-kelan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Asiakirjapyyntö (pdf)</a></li>
	<li><a href="/documents/d/guest/hakemus-vainajan-tietojen-luovuttamiseksi">Hakemus vainajan tietojen luovuttamiseksi (pdf)</a></li>
	<li><a href="/documents/d/guest/lokitietopyynto-kelan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Lokitietopyyntö (pdf)</a></li>
</ul>

<p>Tietopyynnön voi tehdä myös vapaamuotoisesti. <a href="/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu-kenelle-tietoja-voidaan-luovuttaa">Lue lisää tietopyynnön lähettämisestä.</a></p>

<div class="linkkilista" data-variant style>
<h2>Lue lisää</h2>

<p><a href="/documents/d/guest/suojatun-sahkopostin-lahettaminen-kelaan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Suojatun sähköpostin käyttöohje (pdf)</a> </p>

<p><a href="/tietosuoja">Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Kelassa</a></p>

<p><a href="/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu</a></p>
</div>

<h2>Så här kan man kontrollera sina klientuppgifter om serviceproducenten har upphört med sin verksamhet och uppgifterna har förts över till FPA:s arkiv</h2>

<p><strong>Om en privat serviceproducent inom social- och hälsovården upphör med sin verksamhet ska den se till att journal- och klienthandlingar förvaras och arkiveras på ett säkert sätt. Olika organisationer kan ha ansvar för förvaringen och arkiveringen. Vi har sammanställt anvisningar för kunder som vill kontrollera uppgifter gällande de journal- och klienthandlingar som överförts till FPA.</strong></p>

<p>Om en privat serviceproducent inom social- och hälsovården upphör med sin verksamhet, ska serviceproducenten överlämna journal- och klienthandlingarna till FPA, såvida handlingarna inte</p>

<ul>
	<li>redan har överlämnats till ett välfärdsområde </li>
	<li>redan har sparats i Kanta-tjänsterna</li>
	<li>det enligt avtal är kommunens, samkommunens, välfärdsområdets eller ett annat företags uppgift att sköta förvaringen och arkiveringen. </li>
</ul>

<p>Om en kund till exempel har anlitat privata social- eller hälsovårdstjänster med en servicesedel eller betalningsförbindelse som beviljats av kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet, ansvarar den som beviljat servicesedeln eller betalningsförbindelsen för förvaringen och arkiveringen av handlingarna.</p>

<h2>FPA tar emot begäranden om uppgifter</h2>

<p>FPA fungerar från och med 1.1.2024 som en kontaktpunkt, dit kunden kan skicka en begäran om uppgifter gällande handlingar. FPA förmedlar begäran till välfärdsområdet, som ser till att uppgifterna lämnas ut till kunden. Välfärdsområdena svarar för den personuppgiftsansvarigas övriga skyldigheter, bland annat handläggningen av begäranden om rättelse och rättelsen av uppgifter.</p>

<p>Uppgifter kan lämnas ut till kunden själv, med kundens samtycke till en annan person eller på grundval av en lagstadgad rätt att få uppgifter till någon annan aktör. Den som framför en begäran om att få uppgifter måste påvisa att hen har rätt att få uppgifterna.</p>

<h2>Så här kan en kund göra en begäran om uppgifter</h2>

<p>En kund kan per skyddad e-post skicka en begäran om uppgifter om kunduppgifter och handlingar som överförts till FPA till adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. FPA skickar begäran vidare till välfärdsområdet, så att uppgifterna kan lämnas ut. Välfärdsområdet kontaktar den som begär uppgifterna.</p>

<p> En begäran om uppgifter kan göras med följande blanketter:</p>

<ul>
	<li><a href="/documents/d/guest/begaran-om-handlingar-fpas-arkiveringstjanst-for-patient-och-klienthandlingar">Begäran om handlingar (pdf)</a></li>
	<li><a href="/documents/20124/1090026/ansokan-om-utlamnande-av-uppgifter-om-den-avlidne-personen.pdf/2f24a898-8b6f-0cee-50b0-6ed5707ed448?t=1663740294023">Ansökan om utlämnande av uppgifter om en avliden person (pdf)</a></li>
	<li><a href="/documents/d/guest/begaran-om-logguppgifter-fpas-arkiveringstjanst-for-patient-och-klienthandlingar">Begäran om logguppgifter (pdf)</a></li>
</ul>

<p>En begäran kan också formuleras fritt. <a href="/samarbetspartner-arkiveringstjansten-for-patient-och-klienthandlingar-till-vem-kan-uppgifter-lamnas-ut">Läs mer om hur man gör en begäran om uppgifter.</a></p>

<div class="linkkilista" data-variant style>
<h2>Läs mer</h2>

<p><a href="/documents/d/guest/suojatun-sahkopostin-lahettaminen-kelaan-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Anvisningar för skyddad e-post (PDF)</a></p>

<p><a href="/dataskydd">Dataskydd och hantering av personuppgifter vid FPA</a></p>

<p><a href="/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu">Arkiveringstjänsten för journal- och klienthandlingar</a></p>
</div>

If a private provider of healthcare and social welfare service ceases operations, it must ensure that the patient and client data are stored and archived securely. Different organisations can be responsible for storing and archiving the data. These instructions are for clients who want to check the patient data that has been transferred to Kela.

Jos yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy huolehtia siitä, että asiakastietoja säilytetään turvallisesti ja tiedot arkistoidaan huolellisesti. Säilytys ja arkistointi kuuluu eri tilanteissa eri toimijoille. Kokosimme ohjeen asiakkaille, jotka haluavat tarkistaa Kelan arkistoon siirretyt asiakastiedot.

Om en privat serviceproducent inom social- och hälsovården upphör med sin verksamhet ska den se till att journal- och klienthandlingar förvaras och arkiveras på ett säkert sätt. Olika organisationer kan ha ansvar för förvaringen och arkiveringen. Vi har sammanställt anvisningar för kunder som vill kontrollera uppgifter gällande de journal- och klienthandlingar som överförts till FPA.

How to check your client data if the service provider has ceased operations and the data has been transferred to Kela

Näin asiakas voi tarkistaa asiakastietonsa, jos yksityinen palveluntuottaja on lopettanut toimintansa ja tiedot on siirretty Kelan arkistoon

Så här kan man kontrollera sina klientuppgifter om serviceproducenten har upphört med sin verksamhet och uppgifterna har förts över till FPA:s arkiv

Suomi

Svenska

English

Selkokieli

Lättläst

Viittomakieli

Teckenspråk

Davvisámegiella

Anarâškielâ

Nuõrttsääʹmǩiõll

Service in other languages

<h2>Sorry, page was not found!</h2>

<p>The page you were looking for was not found. Please re-check the page address. The page may have been relocated or removed.</p>

<p>Try navigating from the home page or try writing the keywords of the subject matter into the Search box.</p>

<p><a href="https://www.kela.fi/give-feedback" style="color:blue; text-decoration:underline">Give us feedback</a></p>

<p> </p>

<h1>Pahoittelut, sivua ei löytynyt!</h1>

<p>Etsimääsi sivua ei valitettavasti löytynyt. Varmistathan, että kirjoitit osoitteen oikein. Sivu on saatettu myös siirtää tai poistaa.</p>

<ul>
	<li>Voit etsiä sisältöä navigoimalla <a href="https://www.kela.fi">etusivulta</a> tai käyttämällä <a href="https://www.kela.fi/haku">hakua</a>.</li>
	<li>Voit ottaa yhteyttä<a href="https://www.kela.fi/asiakaspalvelu"> asiakaspalveluumme</a>.</li>
	<li>Voit <a href="https://www.kela.fi/anna-palautetta">antaa palautetta</a> verkkosivuista.</li>
</ul>

<h2>Tyvärr kunde sidan inte hittas!</h2>

<p>Sidan som du sökte finns inte. Kontrollera att adressen är korrekt. Sidan kan ha flyttats eller avlägsnats.</p>

<ul>
	<li>Gå till <a href="https://www.fpa.fi/">ingångssidan</a> och sök efter önskat ämne genom att navigera i tjänsten eller med hjälp av <a href="https://www.kela.fi/sok">Sök</a>-funktionen.</li>
	<li>Ring <a href="https://www.kela.fi/kundservice">FPA:s kundtjänst</a>.</li>
	<li><a href="https://www.kela.fi/ge-respons">Ge respons</a>.</li>
</ul>

<h2>Sorry, page was not found!</h2>

<p>The page you were looking for was not found. Please re-check the page address. The page may have been relocated or removed.</p>

<ul>
	<li>Try navigating from <a href="https://www.kela.fi/main-page">the home page</a> or try writing the keywords of the subject matter into the <a href="https://www.kela.fi/search">Search box</a>.</li>
	<li>Call <a href="https://www.kela.fi/customer-service">Kela's customer service</a>.</li>
	<li><a href="https://www.kela.fi/give-feedback">Give us feedback</a>.</li>
</ul>

<h2>Tyvärr kunde sidan inte hittas!</h2>

<p>Sidan som du sökte finns inte. Kontrollera att adressen är korrekt. Sidan kan ha flyttats eller avlägsnats.</p>

<p>Gå till ingångssidan och sök efter önskat ämne genom att navigera i tjänsten eller med hjälp av Sök-funktionen.</p>

<p><a href="https://www.kela.fi/ge-respons" style="color:blue; text-decoration:underline">Ge respons</a></p>

<p> </p>

No content yeti en

No content yeti

No content yeti sv

e_services

The following is a summary of your feedback:

If you have questions about your own personal situation,

Do not include anyone’s personal information, such as names, in your message.

Please note that we will not respond to any feedback or questions sent using this form.

If you wish, you can provide more detailed feedback.

Please note that we will not respond to any feedback or questions sent using this form. Do not include anyone’s personal information, such as names, in your message.

Which of the following best describes your situation?

Found <count> search results for the word <query>.

Filter search

Search results

Arrange in orde

<p>When you visit a service point, bring proof of identity, such as your passport or driver’s licence. If you are acting on behalf of another person, you need a specific power of attorney from that person and proof of your identity.</p><p>If you bring your online banking credentials or a mobile certificate, you can manage your Kela-related affairs on a self-service computer at the service point.</p><p>You are permitted to bring a guide dog, an assistance dog or a government working dog to a service point.</p>

Customer service points where service is provided by Kela’s employees. You can get personal advice in all Kela-related matters.

Service points where service is provided by the municipality’s employees. You can get general guidance on Kela’s benefits and services. You can pick up forms and brochures and file applications.

<p>When you visit a Kela customer service point, bring proof of identity, such as your passport or driver’s licence. If you are acting on behalf of another person, you need a specific power of attorney from that person and proof of your identity.</p><p>If you bring your online banking credentials or a mobile certificate, you can manage your Kela-related affairs on a self-service computer at the customer service point. There are no self-service computers at the customer service points you can only visit by appointment. </p><p>You are permitted to bring a guide dog, an assistance dog or a government working dog to a customer service point.</p>

Search for service points by the name of the municipality, the name of the service point or postal code.

Press releases and articles

Our press releases on topics related to research and statistics are published on the Info Tray portal.

How to check your client data if the service provider has ceased operations and the data has been transferred to Kela

Kela receives data requests from clients

How to make a data request as a client

Read more

See also

Vocational rehabilitation for young persons, rehabilitation allowance and rehabilitation allowance for young persons: changes in 2025

Online applications for certain benefits will be replaced by PDF forms in the OmaKela e-service

Large number of changes planned for social security in 2025

What do you think of this page?