Vad är en handling? Vad är en myndighetshandling?
Begreppet handling definieras i arkivlagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. En handling är oberoende av form och medium. Det här innebär att en handling kan vara
• en framställning i skrift
• en framställning i bild
• en elektronisk framställning
• en inspelning som kan avlyssnas eller tolkas med tekniska hjälpmedel.
En handling kan i praktiken vara vad som helst från en traditionell handling i pappersform till en elektronisk framställning.
Vilken handling som helst är emellertid inte en myndighetshandling. Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är myndighetshandlingar sådana handlingar som innehas av en myndighet. Vid FPA innebär det här att myndighetshandlingar är handlingar som innehas av FPA av någon av följande orsaker:
Handlingen har
• upprättats av en anställd vid FPA
• lämnats in till FPA för behandling av ett ärende
• lämnats in till FPA i samband med ett ärende som hör till FPA verksamhetsområde eller uppgifter
• upprättats på uppdrag av FPA.
Vilka handlingar hos FPA är myndighetshandlingar?
Typiska myndighetshandlingar hos FPA är handlingar av följande slag som upprättats av anställda vid FPA:
• beslut
• utlåtanden
• promemorior
• presentationer
• utredningar
• statistik.
Handlingar som inlämnats till FPA i anslutning till handläggningen av ett visst ärende är bl.a. ansökningar och anmälningar.
Vilka handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar?
Följande handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar
- brev eller andra handlingar som har skickats till en anställd vid FPA eller till en förtroendevald på grund av personens uppgifter eller ställning
- anteckningar eller utkast som en anställd vid FPA har upprättat som ett led i sitt eget arbete
- handlingar som har upprättats eller inhämtats för internt arbete vid FPA (t.ex. anteckningar från utbildningar eller fritt formulerade meddelanden).