Perhevapaauudistus on Kelalle mittava urakka – kaavaillun uudistuksen parissa työskentelee jo iso joukko asiantuntijoita

Pitkään tekeillä ollut perhevapaiden uudistus vaikuttaa toteutuessaan Kelan perhe-etuuksiin. Kelassa uudistus on työllistänyt eri alojen asiantuntijoita jo alkumetreiltä asti, eikä työ lopu siihen, jos uudistus tulee ensi vuonna voimaan.

Perhevapaiden uudistus on ollut poliitikkojen työlistalla pitkään. Parhaillaan eduskunnassa käsitellään hallituksen esitystä, jonka on määrä tulla voimaan elokuussa 2022.

Jo valmisteluvaiheessa uudistus on työllistänyt valtavan määrän Kelan asiantuntijoita: suunnittelijoita, tutkijoita, juristeja, etuuspäälliköitä, viestinnän asiantuntijoita, tietojärjestelmäasiantuntijoita, tuoteomistajia, palvelumuotoilijoita…

Eikä työ missään nimessä lopu siihen, jos ehdotus menee läpi.

Perhe-etuuksien etuuspäällikkö Johanna Aholainen Kelan lakiyksikön perhe-etuusryhmästä on työskennellyt uudistuksen parissa reilut kaksi vuotta. Hän on ollut valmistelevassa työryhmässä työmarkkinaosapuolten ja ministeriöiden kanssa. Nyt Aholainen johtaa Kelan lakiyksikön toimeenpanotyötä.

Aholainen on ollut vastaavissa tehtävissä vuodesta 2006 ja osallistunut moniin muutosprojekteihin. Perhevapaauudistusta hän on peilannut esimerkiksi siihen, kun elatustuki siirtyi Kelaan vuonna 2009.

”Silti itseäni yllätti se, miten paljon työssä tarvitaan eri alojen ammattilaisia ja miten paljon huomioitavia asioita on.”

Uudistus on todella massiivinen. Aholainen arvioi, että tullessaan voimaan 1.8.2022 perhevapaauudistus koskisi jo ensi vuonna noin 37 000 henkilöä. Luku perustuu arvioon loppuvuonna 2022 syntyvien lasten määrästä sekä siihen, kuinka suuri osa heidän vanhemmistaan olisi oikeutettuja perhevapaauudistuksessa määriteltyihin etuihin vielä samana vuonna.

Perhevapaauudistuksessa toimeenpaneva työ jakautuu tietojärjestelmiin ja sisältöihin

Kelassa työ jakautuu parhaillaan erityisesti kahteen yksikköön. Tietojärjestelmäpuolella uusitaan koko perhevapaaetuuksien käsittelyjärjestelmä ja asiakkaiden sähköinen asiointi. Lakiyksikkö vuorostaan vastaa uudistuksen sisältöpuolesta, Aholainen kertoo.

Perhevapaaetuuksiin liittyvä tietojärjestelmien uudistaminen on yksi ensimmäisistä askelista laajassa Eepos-ohjelmassa. Ohjelmassa kehitetään vaiheittain uusi tekninen alustakokonaisuus etuuksien käsittelemistä varten.

Massiivisen uudistustyön tavoitteena on, että 2030-luvulla sosiaaliturvan palveluverkko saa Kelan tiedot käyttöönsä joustavammin, asiakkaiden kokemus palvelusta paranee ja tietoturvariskit pysyvät edelleen hallittavina.

Lakiyksikön vastuulla on Kelan omien työntekijöiden ohjeistus. Lakiyksikkö vastaa ohjeiden laatimisesta, koulutuksesta ja ohjauksesta niin, että etuushakemusten ratkaisijat ja asiakaspalvelijat pystyvät palvelemaan ihmisiä mahdollisimman hyvin. Toinen suuri asiakkaille näkyvä kokonaisuus on hakemusten ja päätösten tekstit sekä asiakaskirjeet ja -viestit, Aholainen listaa.

Jos uudistus toteutuu, se kytkeytyy esimerkiksi perintäasioihin, muihin tulosidonnaisiin etuuksiin ja tulorekisteriin. Näin uudistus vaatii yhteistyötä myös muiden Kelan sisäisten ja ulkoisten toimijoiden kanssa.

Kelan tuottamaa tietoa käytetään päätöksenteon tukena

Mihin perhevapaiden uudistus käytännössä johtaa? Tämä kysymys on kaikkien niiden mielessä, joita perhevapaat jollain tapaa koskettavat. Se on myös yksi niistä kysymyksistä, joiden parissa Kelan tutkimusyksikön erikoistutkija Anneli Miettinen työskentelee. Hän tutkii perhevapaiden käyttöön ja perheiden etuuksiin liittyviä kysymyksiä yhdessä erikoistutkija Miia Saarikallio-Torpin kanssa.

Kun uudistuksen valmistelu alkoi, oltiin ministeriöstä varhaisessa vaiheessa yhteydessä myös Kelan tutkimusosastoon. Miettinen ja Saarikallio-Torp olivat parhaillaan tekemässä tutkimusta isien perhevapaiden käytöstä Suomessa, ja lisäksi heillä oli tutkimustietoa muista maista, erityisesti Pohjoismaista.

Rekisteriaineiston lisäksi Kelasta pystyttiin antamaan tuoretta tietoa suomalaisten perhevapaisiin liittyvistä toiveista, sillä näitä oltiin selvitetty perinteisessä Äitiyspakkaus- ja perhevapaakyselyssä, joka tehtiin jo ennen kuin tietoa lakiehdotuksen sisällöstä oli.

”Äitiyspakkaus- ja perhevapaakyselyssä on ennenkin ollut kysymyksiä perhevapaisiin liittyvistä toiveista, kun on haluttu kerätä väestön näkemyksiä mahdollista uudistusta silmällä pitäen.”

Kun ministeriö julkisti perhevapaauudistuksen valmistelun, alkoi kysymyksiä herätä muillakin tahoilla. Iso osa näistäkin ohjautuu nimenomaan Kelaan.

Kelan viestintä välittää tietoa perhevapaauudistuksesta ja huolehtii sisällön ymmärrettävyydestä

Perheet ja perhettä suunnittelevat ihmiset ovat ryhmä, jotka hakevat tietoa etuuksista hyvissä ajoin, kertoo viestinnän asiantuntija Milla Vainio Kelan viestintäyksiköstä.

”Kyselyitä uudistuksesta alkoi tulla asiakkailta heti, kun ministeriö kertoi uudistuksen valmistelusta.”

Näin uudistus onkin teettänyt valtavasti viestinnällistä työtä heti sen ensimetreiltä asti. Selkeä ja ajantasainen asiakasviestintä on vain pieni osa suurta kokonaisuutta, Vainio kertoo. Ulkoisesti viestitään myös esimerkiksi neuvoloille, työnantajille ja perhejärjestöille.

”Neuvolat ja työnantajat viestivät perhevapaista asiakkaalle usein aikaisemmin kuin me. Kela tulee konkreettiseksi vasta silloin, kun etuuksien haku alkaa.”

Vaikka Kelalla ei ole uudistuksessa päätäntävaltaa, Kela on se taho, jonka puoleen kysymysten kanssa herkästi käännytään, Vainio sanoo. Siksi tiedotustyötä tehdään aktiivisesti. Viestintää tehdään yhteistyössä ministeriön ja THL:n kanssa. Lisäksi tuotetaan uusia verkkosisältöjä Kela.fi:hin ja Kelan muihin kanaviin sekä järjestetään webinaareja yhteistyötahoille, kuten työnantajille ja neuvoloille.

Sisäisesti tuotetaan tekstejä etuuksien käsittelyjärjestelmään ja asiakkaiden sähköiseen asiointiin. Työ sisältää valmiiden tekstiosioiden eli fraasien kirjoittamista ja niiden kielenhuoltoa sekä kääntämistä. Lisäksi viestintää työllistää perhevapaisiin liittyvä sanasto.

”Termistö on hankalaa kantasuomalaisille, saati sitten ihmisille, jotka eivät puhu suomea ykköskielenään”, Milla Vainio sanoo.

Tämän vuoksi viestinnässä panostetaan myös visuaalisiin sisältöihin, joilla kokonaisuutta voidaan konkretisoida. Lisäksi Kelan viestintä on työstänyt termistöä ja tarjonnut ehdotuksia ministeriölle harkittavaksi, Vainio kertoo.

Työ Kelassa jatkuu uudistuksen jälkeen

Parhaillaan hallituksen ehdotus on eduskunnan käsittelyssä. Kelassa prosessit pyörivät sitä silmällä pitäen, että uudistus tulee voimaan.

Kelan viestintä on valmiina julkaisemaan konkreettista lisätietoa vapaiden jakautumisesta ja etuuksista, kunhan eduskunta ensin hyväksyy hallituksen esityksen. Uuden tietojärjestelmän rakentaminen etenee tiukassa aikataulussa. Kelan etuuskäsittelijöitä ja asiakaspalvelijoita koulutetaan, samoin ulkoisia sidosryhmiä.

Aholainen kertoo, että Kelassa on varauduttu kiireeseen myös uudistuksen voimaantulon jälkeen.

”On vaikea ennakoida sitä, kuinka paljon asiakkaat tulevat hyödyntämään perhevapaiden joustoja. Jos joustoja pidetään, se tarkoittaa Kelalle enemmän hakemuksia ja todennäköisesti myös kyselyitä ja selvitettäviä asioita”, Aholainen sanoo.

”Pyrimme tietysti viestimään selkeästi ja kattavasti, etteivät asiakkaat joutuisi kyselemään niin paljoa.”

Keskeisenä viestinnällisenä haasteena on Vainion mukaan se, että ensimmäiset kolme vuotta uudistuksen jälkeen tullaan menemään kahden lain mallilla.

”Jos perheeseen syntyy kaksi lasta lyhyellä aikavälillä, edetään toisen lapsen kanssa vanhaa ja toisen kanssa uutta lakia. Tämän esittäminen selkeästi on meidän suuri pohdintamme”, Vainio sanoo.

Jos vapaat uudistuvat, teettävät ne myös uutta työtä Kelan tutkimuksessa.

”Rekisteriaineiston pohjalta tullaan tutkimaan sitä, miten vapaita aletaan käyttää. Toivomme, että Kelan tuottamaa tietoa hyödynnetään uudistuksen vaikutusten arvioinnissa”, sanoo Anneli Miettinen.

Kelan tutkimusblogissa helmikuussa julkaistussa artikkelissa perhevapaauudistuksen arvioidaan ainakin lisäävän isien vanhempainpäivärahan käyttöä.

Kirjoittaja

Anne Ventelä