FPA eftersträvar besparingar på tiotals miljoner euro genom att minska på personal med tidsbundna kontrakt och på lokaler

Enligt FPA:s nyligen fastställda verksamhets- och ekonomiplan eftersträvas besparingar på tiotals miljoner euro under de närmaste åren. Samtidigt har effektiviseringen av verksamheten fokus på att kunderna också i fortsättningen ska få betjäning av hög kvalitet och att beslut ska meddelas i tid.

FPA:s styrelse fastställde vid sitt sammanträde 3.12 FPA:s verksamhets- och ekonomiplan för år 2025. I planen ingår ett krävande produktivitetsprogram enligt vilket FPA kommer att spara de 45 miljoner euro som FPA ålagts spara åren 2025–2027. Samtidigt kommer FPA i enlighet med programmet att utveckla sin verksamhet och sina processer så att de blir mer produktiva.

– Det här är de största nedskärningarna i FPA:s verksamhetskostnader på årtionden, säger Vertti Kiukas, ordförande för FPA:s styrelse. 

FPA har omedelbart börjat genomföra de besparingar som krävs, även om ändringarna i den sociala tryggheten har sysselsatt FPA i stor utsträckning också i år.

– Det har gjorts väldigt många ändringar i förmånerna och tjänsterna under den nuvarande regeringsperioden. Ändringarna i de primära förmånerna, såsom i bostadsbidraget och arbetslöshetsförmånerna, har lett till att kunderna ansökt om kompletterande förmåner. FPA har kunnat sköta kundbetjäningen väl och kundernas förmånsärenden likaså, trots att arbetsmängden har ökat, bedömer Kiukas.

Ansvaret för att ordna arbetskraftsservice överförs från staten till kommunerna 1.1.2025. Även totalreformen av integrationslagen kommer att genomföras nästa år. Samtidigt främjas modellen med en enda ansökan i snabb takt. Likaså görs ändringar i FPA-ersättningarna, och förberedelser för ett försök med FPA-kredit inleds för kunder med låga inkomster i syfte att täcka självrisken för läkemedel. FPA publicerar en sammanställning av nästa års lagändringar under julveckan.

– FPA:s styrelse följer mycket noggrant hur FPA klarar av att genomföra sina lagstadgade uppgifter när besparingarna genomförs. Det är inte en lätt ekvation när arbetsmängden vid FPA ökar samtidigt som produktivitetsprogrammet genomförs, betonar Vertti Kiukas.

Skötseln av förmåner och tjänster säkerställs trots att personalen minskar

Produktivitetsprogrammet började genomföras vid FPA i juni, vilket redan syns i antalet anställda. I början av nästa år arbetar cirka 200 personer färre vid FPA än året innan. Antalet anställda sjunker planmässigt inom de närmaste åren när antalet visstidsanställningar minskas och när arbetsuppgifter slås samman eller avskaffas i och med att fast anställda lämnar FPA.

Många FPA-anställdas arbete kommer också att förändras under de närmaste åren. Redan i år har cirka 300 handläggningsspecialister utbildats till mångkunniga inom flera olika förmåner.

– Produktivitetsprogrammet är krävande, men vi löser utmaningen med kundens bästa i åtanke. Målet är att kunderna ska få betjäning av hög kvalitet och besluten i tid, även om FPA tvingas effektivisera sin verksamhet. Vi strävar efter att FPA ska kunna erbjuda kunderna mångsidiga sätt att sköta sina ärenden även i fortsättningen, konstaterar Kiukas.

Även när lokaler gallras bort hålls kundernas behov i centrum. En del av de lokaler där FPA:s egna serviceställen finns kommer att ersättas med bland annat gemensamma lokallösningar som genomförs tillsammans med välfärdsområdena, kommunerna och staten. Sådana lösningar har man tagit till redan år 2024. Därtill erbjuds kunderna på servicepunkterna möjlighet att sköta sina ärenden med hjälp av distanstjänster.

Utvecklingen av de elektroniska tjänsterna har också fortsatt och kunderna har varit nöjdare än förut med e-tjänsten MittFPA och webbplatsen fpa.fi.

– Produktivitetskravet styr FPA att prioritera utvecklingen av verksamheten mot allt smidigare processer. Processerna grundar sig emellertid på lag, så saker och ting måste skötas på ett visst sätt. FPA vill få igenom flera lagändringar för att kunna utveckla och underlätta tjänstehelheten till förmån för kunden, säger generaldirektör Outi Antila. 

Ett mål som höjer produktiviteten är också att minska antalet och förbättra kvaliteten på de läkarutlåtanden som behövs i fråga om hälsorelaterade förmåner.

FPA minskar planmässigt sina lokaler

FPA:s anställda ombads komma med sparidéer som en del av förberedelserna inför produktivitetsprogrammet. På en vecka kom det in över 1 800 idéer och en stor del av dem gällde att minska på lokalerna och höja användningsgraden för dem som är i bruk. Många FPA-anställda jobbar på distans och olika kontorslokaler sågs sm det primära sparobjektet.

– Vi har redan börjat minska på lokalerna. Inom de närmaste månaderna kommer vi för de anställda att presentera en omfattande plan om förändringar som gäller verksamhetslokalerna, konstaterar generaldirektör Antila.

Från papperspost till elektroniska beslut

En annan idé som fick mycket stöd och som man vill påskynda är att avstå från papperspost. FPA har också tagit i bruk pappersfritt beslut i e-tjänsten MittFPA. Det betyder att kunden får endast elektroniskt de handlingar som kan skickas på så sätt.

Det här alternativet har marknadsförts med olika kampanjer och direkt i MittFPA. Cirka en miljon kunder har nu avstått från papperspost.

Digitaliseringen har förbättrat kundupplevelsen i och med att kunder som har valt att få sitt beslut elektroniskt får det snabbare. Därtill har FPA i år uppnått besparingar på över två miljoner euro i portoavgifter och papper.

Samtidigt som FPA gör besparingar utvecklas också verksamheten till förmån för kunden. Genom smidigare verksamhetssätt vill man betjäna kunderna allt bättre i ett samhälle som undergår snabba förändringar. För att kunna möjliggöra det här har FPA kommit med ändringsförslag till flera lagar som styr dess verksamhet.

– FPA har en viktig roll i det finländska samhället också i kärva tider, och vi vill vara värda det här ansvaret även nästa år, konstaterar Outi Antila.