Förfrågningstjänsten är i realtid

Det att förfrågningstjänsten är uppdaterad i realtid innebär att den självrisk som kunden har betalat omedelbart uppdaterar kundens hittills betalda initial- och årssjälvriskbelopp i FPA:s system när apoteket lämnat ut och godkänt kundens läkemedelsköp och skickat uppgifterna till FPA. De uppdaterade självriskbeloppen är genast tillgängliga för alla apotek och kan beaktas vid kundens följande läkemedelsinköp.

För att kunderna ska få de läkemedelsersättningar som de är berättigade till på ett korrekt sätt krävs att deras självriskbelopp (den vid tidpunkten betalda initial- och årssjälvrisken) har uppdaterats på ett korrekt sätt i samband med varje inköp.

Kunden får rätt ersättning när du

använder de uppdaterade direktersättningsuppgifter som finns i förfrågningstjänsten
handlägger bara ett av kundens inköp i taget
hämtar uppgifter från förfrågningstjänsten alltid när du börjar handlägga ett nytt eller oavslutat inköp och
genast skickar uppgifterna till FPA om de inköp som lämnats ut till kunden. Om du inte har lämnat ut preparat får du inte skicka uppgifter om inköp till FPA (se Delexpediering av ersättningsgilla läkemedel).

Läkemedel som kunden behöver samtidigt prissätts i regel i ett och samma inköpstillfälle eftersom FPA betalar ett arvode enligt inköpstillfälle till apoteken (se Expediering och rättelse av inköpet). I vissa specialfall ska läkemedlen registreras som separata inköp.

Apoteksarvode

FPA betalar till apoteken ett arvode för det merarbete som direktersättningsförfarandet förorsakar. Arvodets storlek är 0,85 € per inköp (det vill säga inköpstillfälle). I fråga om inköp av dosdispenserade läkemedel är apoteksarvodet mindre. Läkemedel som kunden köpt på en och samma gång prissätts i ett och samma inköp om inte FPA instruerat annat.

Flera inköp för samma kund

Med tanke på att uppgifterna om det betalda självriskbeloppet ska vara uppdaterat i realtid är det av betydelse hur du handlägger inköpen om det finns fler än ett inköp för samma kund samtidigt.

Om du måste prissätta preparat som ska lämnas ut samtidigt i separata köptillfällen (till exempel ett inköp där en avvikande läkemedelsspecifik självrisk ingår, såsom klozapin, och ett så kallat vanligt inköp) ska du handlägga inköpen i tur och ordning.

Skicka alltid uppgifterna om kundens föregående inköp till FPA innan ett nytt inköp påbörjas. Då uppdateras kundens uppgifter (till exempel de hittills betalda initialsjälvrisk- och årssjälvriskbeloppen) i FPA:s förfrågningstjänst.
När du sätter igång med kundens följande inköp ska du hämta uppgifterna i förfrågningstjänsten på nytt. På så sätt är kundens ersättningsuppgifter, exempelvis uppdaterade initial- och årssjälvriskbelopp, korrekta också med tanke på det följande inköpet.

Orsaken till det här är att kvitteringen av det första köptillfället uppdaterar kundens självrisk i förfrågningstjänsten. Därefter hämtas den nya, uppdaterade självriskuppgiften för det andra köptillfället.

Fel uppstår då flera inköp för samma kund samtidigt är öppna i apotekssystemet och utgångsläget är till exempel samma initialsjälvriskbelopp för alla inköpstillfällen. Då blir beräkningen av ersättningen fel och apoteket tar ut en för stor initialsjälvrisk av kunden. När alla inköpen är öppna uppdateras initialsjälvriskbeloppet inte för det följande inköpet efter att uppgifterna om det första inköpet skickats, om inte kundens direktersättningsuppgifter hämtas på nytt i förfrågningstjänsten som utgångsläge för det följande inköpet.

Två köptillfällen har prissatts för kunden

Två separata köptillfällen har prissatts för kunden i januari och väntar på att bli hämtade. För båda köptillfällena visas initialsjälvrisken för tidpunkten för prissättningen: 50 euro kvar att ta ut. Om det är meningen att preparaten som ingår i de olika köptillfällena ska lämnas ut vid ett och samma besök försöker man kombinera köptillfällena (alltid då det är möjligt). Om köptillfällena inte kombineras och förfrågan av direktersättningsuppgifter och beräkning av ersättning inte görs på nytt tar apoteket ut en för stor initialsjälvrisk av kunden. Storleken på den ersättning som kunden har fått kan också vara felaktig.

Uppdatering av uppgifterna i förfrågningstjänsten med avseende på ett öppet inköp

Med ett öppet inköp avses fall där kundens läkemedel prissätts färdigt men läkemedelsförpackningarna inte lämnas ut genast. Exempel på sådana fall är brist i lagret, telefonrecept eller dosdispensering.

Uppgifterna om ett öppet inköp i förfrågningstjänsten (till exempel avseende initialsjälvrisk, årssjälvrisk, ersättningsrättigheter, uppgifter om betalningsförbindelse) kan ändras innan läkemedlet är färdigt att lämnas ut. Därför måste du hämta uppgifterna från förfrågningstjänsten och räkna ersättningen på nytt innan läkemedlen lämnas ut och inköpet skickas till FPA. FPA ersätter inte kostnaderna för läkemedelspreparat som ersatts på felaktiga grunder.

När man upptäcker ett fel i ett inköp

Om du upptäcker ett fel i kundens inköp är det av största vikt att inköpet rättas omedelbart. Om felet kan korrigeras innan kunden gör sitt följande inköp är den självrisk som ligger till grund för beräkningen av ersättningen då korrekt. Ju fler inköp kunden har gjort efter att de felaktiga uppgifterna registrerades, desto mer komplicerat är det att korrigera felet i efterskott. Observera att kunden kan besöka flera olika apotek under ett och samma dygn.

Uppgifterna om ett inköp som skickats till FPA kan rättas i apotekssystemet endast under den dag då uppgifterna skickats in och under den första timmen av följande dag (till klockan 01.00). När du rättar ett inköp i apotekssystemet ska du hämta uppgifterna från förfrågningstjänsten och räkna ersättningen på nytt innan du skickar det rättade inköpet till FPA (se Rättelse av inköpet).