Asiointivaltuudet työnantajille
Kun asioit työnantajien asiointipalveluissa, tarvitset asiointipalvelukohtaiset Suomi.fi-valtuudet. Saat tarvittavat Suomi.fi-valtuudet aina omasta organisaatiostasi. Kela ei anna asiointivaltuuksia muille kuin Kelassa työskenteleville henkilöille. Katso alta, mitä valtuuksia tarvitset missäkin tilanteessa.
Milloin asiointivaltuutta ei tarvita?
Yritysten ja yhdistysten vastuuhenkilöt voivat käyttää Kelan asiointipalveluja ilman valtuutusta asemansa perusteella. Tällaisia ovat julkiseen rekisteriin, kuten kaupparekisteriin, yhdistysrekisteriin tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) rekisteröidyt henkilöt, joilla on seuraava asema:
- elinkeinonharjoittaja
- selvitysmies
- toimitusjohtaja
- toimitusjohtajan sijainen
- varatoimitusjohtaja
- osakeyhtiön tai asunto-osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja.
Prokuristi voi asioida ilman asiointivaltuuksia Työnantajan asiointipalvelussa ja työterveyshuollon korvausten asiointipalvelussa.
Valtuustyypit
Kun kirjaudut työnantajien asiointipalveluihin, pääset kunkin Y-tunnuksen kohdalla tekemään niitä tehtäviä, joihin sinulla on asiointivaltuus tai edustamisvaltuus. Valtuustyyppinä (suomi.fi) pitää olla
- asiointivaltuus, kun hoidat oman organisaation asioita
- edustamisvaltuus, kun hoidat toisen organisaation asioita.
Työnantajan asiointipalvelussa tarvittavat Suomi.fi-valtuudet
Tarvitset tämän valtuuden, jos hoidat organisaation työntekijöiden palkka-asioita ja
- lähetät organisaation nimissä henkilöä koskevia
- päivärahahakemuksia tai niihin liittyviä ilmoituksia
- ulkomaan työkomennuksiin liittyviä ilmoituksia
- ilmoitat asiointipalvelussa, että organisaatio ottaa Kelan päätökset vastaan sähköisinä
- tarkistat organisaation nimissä aiemmin lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset henkilötunnuksen perusteella.
Et tarvitse tätä valtuutta, jos muodostat hakemustiedot tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle eikä tehtäviisi kuulu päätösten tai maksujen tarkistaminen.
Tarvitset tämän valtuuden, jos
- tarkastelet kaikkia maksettuja etuusmaksuja
- jaat Työnantajan asiointipalvelusta noutamasi maksutapahtumien Excel-tiedoston tarpeen mukaisina kokonaisuuksina maksutietojen tarkistajille.
Tarvitset tämän valtuuden, jos
- tarkastelet kaikkia annettuja päätöksiä
- jaat Työnantajan asiointipalvelusta noutamasi päätöstiedot Excel-tiedostona tarpeen mukaisina kokonaisuuksina päätöstietojen tarkistajille.
Kela suosittelee, että päätöstietoja koskevan koosteen noutaminen Työnantajan asiointipalvelusta keskitetään yksittäisille henkilöille. Valtuuden saanut voi noutaa päätöstiedot sisältävän Excel-tiedoston asiointipalvelusta ja tallentaa sen organisaation omaan järjestelmään. Tämän jälkeen Excel-tiedostot voi pilkkoa osiin useiden henkilöiden tarkistettaviksi esimerkiksi Maksun tarkenne -tiedon perusteella.
Tarvitset tämän valtuuden, jos ilmoitat työnantajan tilinumeron etuusmaksujen maksamista varten.
Tarvitset tämän valtuuden, jos tehtäviisi kuuluu valvoa organisaation tietosuojan noudattamista.
Valtuudella voit tarkastella työnantajan etuuksien hakemiseen, päätöksiin ja maksuihin liittyviä käyttölokitietoja. Käyttölokitiedoista voi tarkistaa, kuka on käyttänyt organisaation nimissä Kelan asiointipalvelun eri toimintoja.
Ilmoitin.fi – eSara-tiedostojen lähettämisessä tarvittava Suomi.fi-valtuus
Tarvitset tämän valtuuden, jos hoidat organisaation työntekijöiden palkka-asioita ja
- lähetät eSara-tiedostoina päivärahahakemuksia, perhevapaakorvaushakemuksia, vuosilomakustannuskorvaushakemuksia tai niihin liittyviä ilmoituksia
- tarkastelet Työnantajan asiointipalvelussa lähetettyjä hakemuksia ja ilmoituksia, saatuja etuuspäätöksiä ja päätöksiin perustuvia maksutietoja
- annat suostumuksen sähköisten päätösten vastaanottoon Työnantajan asiointipalvelussa.
Työterveyshuollon korvaushakemusten asiointipalvelun Suomi.fi-valtuudet
Tarvitset tämän valtuuden, jos olet tilitoimiston tai organisaation oma palkanlaskija tai kirjanpitäjä, ja
- täytät työterveyshuollon korvaushakemusta
- tarkastelet aiemmin lähetettyjä hakemuksia ja niistä saatuja korvauspäätöksiä.
Tällä valtuudella et voi lähettää hakemusta.
Tarvitset tämän valtuuden, jos olet tilitoimiston tai organisaation oma palkanlaskija tai kirjanpitäjä, ja
- täytät työterveyshuollon korvaushakemuksen ja lähetät sen Kelaan
- tarkastelet aiemmin lähetettyjä hakemuksia ja niistä saatuja korvauspäätöksiä.
KIILA-kuntoutuskurssien asiointipalvelun Suomi.fi-valtuus
Tarvitset tämän valtuuden
- jos olet työnantajan, työterveyshuollon palveluntuottajan tai ammattiliiton toimihenkilö ja
- haet KIILA-kuntoutuskurssia edustamallesi henkilöstölle.