Sopimus asiakirjojen siirtämisestä Kelaan

Palveluntuottaja ja Kela laativat aina kirjallisen sopimuksen asiakirjojen siirrosta. Vasta sen jälkeen asiakirjat voi siirtää Kelan arkistointipalveluun. Tarkista, kenelle palvelu on tarkoitettu ja voiko oma organisaatiosi käyttää arkistointipalvelua.

Ilmoita tiedot sopimusta varten

Kela tarvitsee sopimusta varten tiedot palveluntuottajasta, asiakirjojen siirtäjästä ja siirrettävästä aineistosta.

Täytä lomake Aineiston siirtämistä koskevan sopimuksen taustatiedot (pdf) ja lähetä se sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Lue ohjeesta, miten lähetät suojatun sähköpostin Kelaan.

Kela laatii siirtosopimuksen ja on yhteydessä palveluntuottajaan, kun sopimus on valmis allekirjoitettavaksi.

Järjestä aineistot ja siirrä ne Kelaan

Ennen aineistojen siirtämistä palveluntuottajan täytyy järjestää aineisto Kelan ohjeistuksen mukaisesti. Sähköiset aineistot täytyy toimittaa Kelaan ulkoisella tallennusvälineellä, esimerkiksi USB-liitännäisellä muistitikulla tai kovalevyllä. Tutustu ohjeeseen Potilas- ja asiakasasiakirjojen valmistelu kuljetusta ja arkistointia varten (pdf).

Kun siirtosopimus on allekirjoitettu, Kela ottaa yhteyttä palveluntuottajaan ja sopii sen kanssa aineiston siirtämisestä.

Aineistot voi tuoda vain sopimuksessa mainittuun Kelan toimipisteeseen. Lue lisää ohjeesta Potilas- ja asiakasasiakirja-aineiston siirtäminen Kelan arkistointipalveluun (pdf).

Vastuu asiakirjoista siirtyy Kelalle, kun Kela on kuitannut ne vastaanotetuiksi.

Toimintansa päättävällä palveluntuottajalla on mahdollisuus toimittaa potilastietoja Kanta-palveluiden Vanhojen potilastietojen arkistoon. Edellytyksenä tälle on, että tiedoista saadaan muodostettua aineisto, joka täyttää tallentamisen vaatimukset. Potilastiedot voidaan arkistoida vanhojen tietojen arkistoinnin vaatimusten mukaisesti.

Lue lisää

Asiakas- ja potilastietojen arkistointi Kantaan toiminnan päätyttyä (kanta.fi)