Asiakkaan tietojen luovuttaminen kumppaneille

Asiakas voi antaa suostumuksen esimerkiksi sosiaalitoimelle, terveydenhuollolle, Kelalle tai työllisyyspalveluille. Asiakas voi perua suostumuksen ilmoittamalla siitä mille tahansa suostumusosapuolelle. Tämän tahon tehtävänä on kertoa muille suostumusosapuolille suostumuksen perumisesta.

Suostumusta tietojen vaihtoon viranomaisten välillä pyydetään asiakkailta vain niissä tilanteissa, joissa tietojen vaihto on välttämätöntä asiakkaan tarvitsemien etuuksien ja palveluiden arvioimiseksi tai palvelujen järjestämiseksi.

Kun olet pyytämässä asiakkaalta suostumusta, kerro aina ensin asiakkaalle

• miksi suostumusta tarvitaan
• mitä tietoja suostumuksen perusteella vaihdetaan
• mihin tarkoituksiin tietoja käytetään
• mihin asti suostumus on voimassa
• miten asiakas voi rajata suostumusta tai perua sen.

Huolehdi, että asiakas tietää myös oikeutensa:

• Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista.
• Asiakas saa itse valita, minkä toimijoiden välillä tietoja vaihdetaan.
• Kullakin toimijalla on velvollisuus kertoa julkisesti esimerkiksi tietosuojaselosteessa, miten henkilötietoja käsitellään organisaatiossa ja mitkä ovat asiakkaan oikeudet hänen tietojensa käsittelyssä.
• Asiakas voi myös valita, ettei anna suostumusta tietojen vaihtoon. Tällöin asiakas voi itse antaa haluamiaan tietoja eri viranomaisille.

Huomioi, että asiakkaalle täytyy antaa aikaa pohtia asiaa, jos hän niin haluaa. Asiakas voi olla välissä esimerkiksi yhteydessä omaan sosiaalityöntekijäänsä. Suostumuksen ja sen sisällön määrittelyyn voidaan palata mietintäajan jälkeen.

Suostumuksen pyytänyt viranomainen tallentaa suostumuksen itselleen ja antaa suostumuksesta kopion asiakkaalle. Asiakkaalle kerrotaan, että hänen ei tarvitse toimittaa suostumusta eteenpäin.

Suostumusasiakirja on tallennettava viranomaisessa siten, että suostumus on helposti saatavilla. Asiakkaan ei pidä joutua erikseen muistuttamaan suostumuksen olemassaolosta.

Suostumuksen pyytänyt viranomainen lähettää suostumuksen muille suostumuksessa valituille viranomaisille. Jos suostumuslomake lähetetään sähköpostitse, yhteyden täytyy olla suojattu.

Tietoja luovutetaan suostumuksen mukaisesti eli vain siltä osin, mihin asiakas on antanut suostumuksen. Asiakkaan tietoja ei tule luovuttaa laajemmin kuin on tarpeen, vaikka tähän olisi asiakkaan suostumus.

Tietoja luovuttava taho vastaa tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta. Tiedon pyytäjän velvollisuus on osoittaa tietojen luovuttajalle, mihin tiedonsaantioikeus perustuu.

• Tarkista suostumuksen sisältö.
• Kieltäydy luovuttamasta tietoja, joita suostumus ei kata.
  • Jos on epäselvyyttä, kattaako suostumus pyydettävät tiedot, voit tarkistaa asian asiakkaalta ja kirjata tiedon ylös. Kieltäydy luovuttamasta tietoja epäselvässä tilanteessa.
• Kirjaa tieto siitä, mille viranomaiselle ja mitä tietoja luovutetaan suostumuksen perusteella.
• Huomioi, että suostumuksen perusteella luovutetaan vain tietoja, ei asiakirjoja. Poikkeuksena tähän on yhteistyön perusteella laadittu asiakassuunnitelma. Se voidaan luovuttaa, jos se on asiakkaan kannalta välttämätöntä siinä asiassa, jonka hoitamiseksi asiakirja on laadittu.
• Suostumuksen perusteella saaduista tiedoista kirjataan organisaation omiin asiakirjoihin vain välttämättömät tiedot. Tietojen on oltava sellaisia yhteistyössä saatuja asiakastietoja, joita organisaatio tarvitsee hoitaakseen yhteisen asiakkaan asiaa.

Asiakas voi milloin tahansa myöhemmin rajata tai muuttaa suostumustaan tai perua sen kokonaan. Perumisen täytyy olla yhtä helppoa kuin suostumuksen antaminen.

Suostumuksen peruminen ei vaikuta sellaiseen käsittelyyn, joka on tehty ennen perumista.

Viranomaisen, jolta asiakas on pyytänyt näitä muutoksia, täytyy ilmoittaa asiasta muille suostumuksessa valituille viranomaisille välittömästi. Tiedon välittäminen muille viranomaisille on tärkeää, jotta asiakkaan tietoja ei luovuteta virheellisesti vanhan suostumuksen perusteella.

• Kohta 1: Suostumuksen antaja

Kirjaa asiakkaan henkilötunnus, sukunimi ja etunimi. Jos suostumuksen antaa asiakkaan puolesta huoltaja tai edunvalvoja, hänen nimensä kirjataan asiakkaan henkilötietojen jälkeen. Huoltaja tai edunvalvoja allekirjoittaa suostumuksen asiakkaan puolesta.

• Kohta 2: Yhteistyön kuvaus ja tietojen käsittelyn tarkoitus

Lomakkeen tekstissä on kuvattu yhteistyön ja tietojen käsittelyn tarkoitus yleisellä tasolla. Kuvaa asiakkaallesi tarkemmin ja ymmärrettävästi se, miksi suostumus tarvitaan hänen tilanteessaan.

• Kohta 3: Suostumus

Täydennä ja yksilöi lomakkeelle yhdessä asiakkaan kanssa ne viranomaiset, joiden välillä tietojen vaihto on tarpeellista asiakkaan tilanteessa ja joiden väliseen tietojen vaihtoon asiakas suostuu. Tarvittaessa voit yhdessä asiakkaan kanssa tarkentaa toimijaa eli esimerkiksi rajata, että tiedonvaihto koskee vain tiettyä yksikköä, toimialaa tai palvelua.

• Kohta 4: Käsiteltävät henkilötiedot

Kuvaa tietojen luovutuksen laajuutta ja rajauksia. Täydennettävä tekstikenttä mahdollistaa käsiteltävien henkilötietojen rajauksen tarkasti. Kirjoita rajaukset lomakkeelle mahdollisimman selkeästi. Epäselvissä tilanteissa tietoa ei luovuteta, vaan asiakkaalta varmistetaan suostumuksen sisältö.

• Kohta 5: Suostumuksen voimassaoloaika

Keskustele asiakkaan kanssa siitä, kuinka pitkäksi aikaa hän haluaa antaa suostumuksen tietojen vaihtamiselle, jotta hänen etuus- ja palvelutarpeensa voidaan kartoittaa ja hänelle voidaan järjestää tarvittava tuki. Yleensä suostumus on voimassa kaksi vuotta tai niin kauan, kun suostumusta tarvitaan asiakasyhteistyössä. Kirjoita lomakkeelle päivämäärä, johon saakka suostumus on voimassa.

• Kohta 6: Tietojen käyttöä koskevat asiakkaan oikeudet

Varmista, että asiakas on ymmärtänyt antamansa suostumuksen sisällön. Käy läpi asiakkaan oikeudet, jotka liittyvät hänen tietojensa käyttöön.

• Kohta 7: Suostumuksen antajan allekirjoitus

Pyydä asiakasta allekirjoittamaan suostumus. Kirjaa paikka ja aika.

• Kohta 8: Suostumuksen vastaanottajan tiedot

Kirjaa viranomainen, joka on vastaanottanut asiakkaan suostumuksen. Kirjaa myös yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero), joista viranomainen on mahdollista tavoittaa suostumukseen liittyvissä kysymyksissä.

• Pyydä asiakasta täyttämään yleinen suostumuslomake itse. Opasta asiakasta tarvittaessa tämän sivun ohjeiden mukaan.
• Tallenna suostumus oman organisaatiosi ohjeiden mukaan.
• Jos asiakas peruu suostumuksensa, ilmoita siitä myös Kelaan. Jos asiakas haluaa rajata, muuttaa tai täydentää antamaansa suostumusta, pyydä asiakasta täyttämään lomake uudestaan. Kun lähetät uuden suostumuksen Kelaan, se korvaa vanhan.
• Lähetä suostumus tai tieto perumisesta Kelaan suojatulla sähköpostilla osoitteeseen  suostumukset@kela.fi. Tutustu ohjeeseen suojatun sähköpostin lähettämisestä.

Olen sopinut vuokralaiseni kanssa, että Kela maksaa etuudet vuokranantajalle. Onko vuokralaiseni hakenut Kelasta etuutta? Milloin ja kuinka paljon sitä maksetaan?

Vuokralainen voi valtuuttaa Kelan maksamaan etuutensa suoraan vuokranantajalle. Vuokralainen voi myös perua antamansa valtuutuksen milloin tahansa. Kela ei maksa etuutta vuokranantajalle vuokrasopimuksessa olevan erillisen maininnan perusteella.

Kela voi kertoa vuokranantajalle, onko vuokralainen pyytänyt Kelaa maksamaan etuuden vuokranantajalle vai vuokralaisen omalle tilille. Kela voi ilman vuokralaisen suostumusta kertoa vuokranantajalle vain etuuksista, jotka on jo maksettu vuokranantajalle.

Yleensä vuokralaisen täytyy kuitenkin antaa Kelalle suostumus tietojen luovuttamiseen. Jos vuokralainen on antanut Kelalle suostumuksen, voimme kertoa vuokranantajalle esimerkiksi

• onko vuokralainen hakenut tai saanut Kelasta etuutta
• mikä on mahdollisen etuuden määrä
• miksi etuutta ei ole maksettu
• maksetaanko etuutta jatkossa.

Voiko Kela maksaa vuokralaiseni etuudet minulle, koska vuokralaiseni on jättänyt vuokran maksamatta?

Vuokranantaja voi pyytää Kelaa maksamaan vuokralaisen etuudet itselleen, jos vuokralainen laiminlyö vuokran maksamisen. Vuokranantaja voi esittää pyynnön

• asumistuen maksamisesta itselleen, kun vuokranmaksu on laiminlyöty vähintään 2 peräkkäiseltä kuukaudelta
• toimeentulotuen maksamista itselleen, kun vuokranmaksu on laiminlyöty 1 kuukaudelta.

Vuokranantaja voi pyytää maksun siirtämistä kirjallisesti tai soittamalla Kelan viranomaislinjalle. Kela ottaa yhteyttä vuokralaiseen ennen kuin siirtää maksun vuokranantajalle. Maksun siirtäminen kestää 1–2 kuukautta.

Olen tekemässä potilaalle uutta lääkärinlausuntoa. Mitä etuuksia varten potilas tarvitsee lausuntoa? Onko aiemmin toimittamani lausunto tullut perille?

Kela ei voi kertoa lääkärille ilman potilaan suostumusta, onko potilas hakenut tai saanut Kelasta etuutta tai tarvitseeko hän lääkärinlausuntoa jotakin etuutta varten.

Kela voi kuitenkin kertoa ja vahvistaa lääkärille ilman potilaan suostumusta, onko lääkärin lähettämä lausunto saapunut Kelaan.

Kelan etuuksiin liittyvissä kysymyksissä lääkäreitä palvelee Kelan lääkärilinja, jossa Kelan asiantuntijalääkärit päivystävät ja vastaavat lääkäreiden kysymyksiin.

Toimin sijaisvanhempana tai perhehoitajana. Lapselle on haettu etuutta Kelasta. Onko päätös jo annettu? Mitä päätöksessä sanotaan?

Kela ei voi kertoa perhe- tai sijaishoitajalle lasta koskevaa salassa pidettävää tietoa. Hoitaja voi saada tietoja sosiaalityöntekijältä, joka vastaa lapsen asioista. Sosiaalityöntekijä vastaa siitä, että perhe- tai sijaishoitaja saa lapsen asioista tiedot, jotka ovat välttämättömiä tehtävän suorittamiseksi.

Kela voi maksaa joitakin lapsen etuuksia perhe- ja sijaishoitajalle, jos sosiaalihuollon toimielin on antanut siihen suostumuksen.

Toimin sairaalan sosiaalityöntekijänä. Mitä tietoja minulla on oikeus saada asiakkaasta?

Kela ei voi kertoa salassa pidettäviä tietoja sairaalan sosiaalityöntekijälle ilman asiakkaan suostumusta. Hyvinvointialueen sairaalan sosiaalityöntekijällä voi olla oikeus tietoihin, jos hän on sosiaalihuollon työntekijä.

Kela selvittää tiedonsaantioikeuden ennen salassa pidettävien tietojen luovuttamista. Jos Kela tarvitsee tietojen luovuttamista varten asiakkaan suostumuksen, asiakas voi antaa sen suullisesti palvelutilanteen aikana tai toimittaa sen Kelaan kirjallisesti.

Voiko vastaanottokeskuksen työntekijä saada Kelasta tietoa asiakkaansa saamista etuuksista? Millä tavalla tietoja voi pyytää?

Vastaanottokeskuksen työntekijällä on lakiin perustuva oikeus saada välttämättömiä tietoja asiakkaansa saamista Kelan etuuksista, jotka voivat vaikuttaa vastaanottopalvelujen asiakkaan oikeuteen saada vastaanotto- ja käyttörahaa. Oikeus perustuu lakiin henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa.

Vastaanottorahahakemuksen käsittelijä voi tarkistaa tietoja etuustietopalvelu Kelmusta. Muut vastaanottokeskuksen työntekijät voivat pyytää tietoja soittamalla Kelan viranomaislinjalle.