Asiakkaan henkilötietojen käsittely ja kuntoutuksen dokumentointi
Kun kuntoutuksen palveluntuottaja käsittelee asiakkaansa henkilötietoja, hän toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottaja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia ja muuta henkilötietojen käsittelyä koskevaa erityislainsäädäntöä.
Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpitäjän velvollisuuksista (tietosuoja.fi).
Henkilötietojen hankinta, luovutus ja lähettäminen
Henkilötietoja saa käsitellä vain, jos niiden käsittelemiseen on lainmukainen peruste. Muussa tapauksessa henkilötietojen käsittely edellyttää asiakkaan eli rekisteröidyn henkilön suostumusta. Suostumuksen pitää olla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen eli vapaaehtoinen, yksilöity, tietoisesti annettu ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity henkilö hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.
Jos hankit tai luovutat asiakasta koskevia tietoja, tietojen käsittelyn pitää perustua asiakkaan antamaan suostumukseen. Kela suosittelee, että pyydät asiakkaan suostumuksen kirjallisena. Näin pystyt tarvittaessa osoittamaan, että asiakas on antanut lainmukaisen suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn.
Voit lähettää asiakkaan tiedot Kelaan
- vakuutuspiireihin kirjepostilla
- kuntoutusryhmiin suojatulla sähköpostilla.
Asiakas voi lähettää omia tietojaan Kelaan OmaKelassa (Henkilöasiakkaat -osio).
Henkilötietojen käyttäminen ja säilyttäminen
Kela luovuttaa asiakasta koskevia asiakirjoja vain asiakkaan kuntoutuksen toteuttamiseen. Jos aiot käyttää asiakkaan henkilötietoja johonkin muuhun tarkoitukseen, pyydä häneltä suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Jos asiakkaiden tietoja käytetään tutkimuksessa joko kuntoutuksen aikana tai sen jälkeen, pyydä kirjallinen suostumus myös Kelalta. Luvan saaminen voi vaatia myös lausunnon eettiseltä toimikunnalta. Vastaat yhdessä tutkimuksen toteuttajan kanssa (tutkija tai tutkijataho) siitä, että tarvittava eettisen toimikunnan lausunto on hankittu.
Lue lisää Kelan kuntoutuspalveluihin liittyvästä tutkimusluvasta.
Kela auditoi järjestämiään kuntoutuspalveluja varmistaakseen niiden laadun. Tämän vuoksi asiakkaan tietoja pitää säilyttää vähintään niin kauan kuin Kelan ja palveluntuottajan välinen sopimus on voimassa.
Henkilötietojen säilyttämistä ohjaavat myös tietosuojalainsäädäntö ja henkilötietoja koskeva erityislainsäädäntö. Esimerkiksi potilasasiakirjojen säilytyksestä on säädetty erikseen potilaslaissa ja potilasasiakirja-asetuksessa.
Kuntoutuksen dokumentointi
Kuntoutuksen dokumentointi auttaa sinua kuntoutuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä sen vaikuttavuuden arvioinnissa ja seurannassa. Hyvä dokumentointi tukee asiakkaan laadukasta kuntoutusta.
Dokumentoinnin avulla voit osoittaa, miten olet kuntoutuksen toteuttanut. Dokumentointi on osa hyvää kuntoutuskäytäntöä. Se turvaa asiakkaan ja palveluntuottajan oikeuksien toteutumisen. Dokumentoinnilla varmistetaan tietojen säilyminen myös mahdollista tarkastusta tai auditointia varten.
Eri kuntoutuspalvelujen palvelukuvauksissa on määritelty tarkemmin, millä tavalla kukin kuntoutuspalvelu on dokumentoitava.
Kun kerrot asiakkaalle dokumentoinnista, asiakas
- voi luottaa siihen, että kirjaat ja käsittelet häntä koskevia tietoja lainmukaisesti, huolellisesti ja luotettavasti
- ymmärtää, mitä tietoja kirjaat hänestä ja miksi
- tietää, että hänellä on oikeus perehtyä hänestä laadittuihin asiakirjoihin.