Arkiveringstjänsten för privata serviceproducenters patient- och klienthandlingar
I FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar lagras patient- och klienthandlingar från privata serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet. Offentliga serviceproducenters patient- och klienthandlingar lagras inte i FPA:s arkiveringstjänst.
När en privat serviceproducent inom social- och hälsovården upphör med sin verksamhet, ska serviceproducenten överlämna de patient- och klienthandlingar som omfattats av serviceproducentens registerföring till FPA för lagring och arkivering. Överlämnandet av handlingar till FPA blev lagstadgat 1.1.2024.
Vid FPA lagras endast privata serviceproducenters patient- och klienthandlingar. Offentliga serviceproducenter ansvarar själva för lagringen av sitt material, och man kan vända sig till dem med begäran om uppgifter.
Lagringen och arkiveringen av handlingar hos FPA är avgiftsfri. Serviceproducenten ansvarar likväl för eventuella kostnader för överlämnandet av handlingarna och för ordnandet och sparandet av dem i en sådan form som FPA kräver.
För vem är arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar avsedd?
Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar är avsedd för privata serviceproducenter inom social- och hälsovården som har upphört eller kommer att upphöra med sin verksamhet. FPA tar också emot patient- och klienthandlingar från företagshälsovården, om arbetsgivaren själv har ordnat företagshälsovård och upphört med det, eller om arbetsgivaren har bytt producent av företagshälsovårdstjänster.
Serviceproducenten ska vara ansvarig för lagringen och arkiveringen av handlingar för att kunna överlämna dem till FPA.
Användningen av arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar förutsätter dessutom att arkiveringsskyldigheten inte hör till
- en kommun eller samkommun, till exempel utifrån ett avtal eller på grund av att verksamheten innefattar användning av servicesedlar
- ett företag, till exempel utifrån ett arbetsavtal eller ett avtal som ingåtts i samband med företagsköp.
FPA tar emot begäranden om uppgifter
Välfärdsområdena, Helsingfors stad och FPA är sedan 1.1.2024 gemensamt personuppgiftsansvariga för material från privata serviceproducenter som upphört med sin verksamhet. FPA fungerar som kontaktpunkt för kunder som vill begära uppgifter om handlingar.
FPA förmedlar begäran om uppgifter till välfärdsområdet eller Helsingfors stad, som ser till att uppgifterna lämnas ut till kunden. FPA ska också säkerställa att handlingar lagras på ett säkert sätt och förstörs på ett säkert sätt när förvaringstiden går ut.
Välfärdsområdena och Helsingfors stad svarar bland annat för handläggningen av begäranden om rättelse och för rättelse av uppgifter.
Vilka handlingar ska överlämnas till FPA?
Patient- och klienthandlingar både i elektronisk form och i pappersform ska överlämnas till FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar. Arkiveringstjänsten tar emot material som inte redan har överlämnats till ett välfärdsområde eller Helsingfors stad för lagring och som inte har införts i Patientdatalagret i Kanta-tjänsterna. Läs mer om Patientdatalagret (kanta.fi).
Till FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar ska inte lämnas handlingar för vilka arkiveringsskyldigheten till exempel på basis av avtal hör till en kommun, en samkommun eller ett företag.
Vad avses med att verksamheten upphör?
Att en serviceproducents verksamhet upphör innebär att de tjänster som är beroende av tillstånd eller anmälan avvecklas helt. Produktionen av tjänster kan avvecklas till exempel på grund av att företagsverksamheten läggs ner, eller att serviceproducenten byter bransch eller går i pension. Verksamheten anses alltså inte ha upphört även om ett eller flera av företagets verksamhetsställen eller serviceställen stängs.
När en serviceproducents verksamhet upphör ska anmälan göras till regionförvaltningsverket. Om serviceproducenten är verksam inom två eller flera regionförvaltningsverks områden ska serviceproducenten anmäla till Valvira att verksamheten upphör.