Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Kelassa
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat. Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
Kelassa henkilötietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä. Etuuskäsittelyyn liittyvät tiedot muodostavat etuusrekisterin. Lisäksi Kelassa on muita henkilörekistereitä.
Jokaisella Kelan henkilörekisterillä on tietosuojaseloste, josta saa lisätietoja henkilötietojen käsittelystä. Selosteessa on kerrottu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoitus, tietolähteet ja miten kyseiseen rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan.
Kelalla on velvollisuus säilyttää henkilötietojasi. Kela on määritellyt henkilötietojen säilytysajat etuuksiin liittyvien lakien ja kirjanpitolain perusteella. Lisää tietoa säilytysajoista saa tietosuojaselosteista.
Kela saa tietoja asiakkaalta itseltään (esim. etuus- tai työpaikkahakemukseen liittyvät tiedot). Lisäksi Kela saa lainsäädännön perusteella tietoja eri viranomaisilta.
Tietosuojaselosteista saa lisää tietoa siitä, mistä tiedot tulevat Kelaan ja millaisia tietoja siellä on.
Kela käyttää keräämiään henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen.
- Kela käyttää henkilötietoja etuusasioiden valmistelussa, ratkaisussa ja etuuksien maksamisessa sekä asiakaspalvelussa.
- Kela voi hyödyntää asiakkaan antamia tietoja myös toisen etuuden ratkaisussa, jos se on lain mukaan mahdollista.
- Etuusrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää asiakaspalvelun ja asiakasviestinnän kohdentamiseen sekä henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen palveluissamme. Palvelun tuottaminen suunnitellaan riskiarvioinnin perusteella ja se tarkoittaa tietojen yhdistämistä ja käsittelyä analytiikan menetelmin.
- Kela voi hyödyntää etuusrekisterissä olevia tietoja sisäisessä valvonnassa ja etuuksien laadunhallinnassa.
- Tietoja voidaan käyttää myös Kelan oman toiminnan suunnitteluun sekä tilasto- ja tutkimustehtävien hoitamiseen.
- Lisäksi Kela käsittelee henkilötietoja myös muussa toiminnassaan, kuten rekrytoinneissa, hankinnoissa, hallinnollisissa asioissa ja uutiskirjeiden tilauksissa.
Tietosuojaselosteista saa lisää tietoa siitä, mihin Kela käyttää tietoja.
Kela luovuttaa tietoja laissa säädetyissä tapauksissa esimerkiksi Verohallinnolle, työeläke- ja vakuutuslaitoksille, sosiaali- ja terveysviranomaisille, poliisille sekä ulosottoviranomaisille.
Kelan tietoja voidaan luovuttaa sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevan lain (toisiolaki, 552/2019) mukaisesti sekä myös erillislakeihin perustuvien tiedonsaantioikeuksien perusteella. Tietoja käsitellään anonymisoituna tai pseudonymisoituna.
Kela käyttää etuuksien perusteena olevien matkojen mittaamiseen internetin reittihakupalveluja.
Joissain tapauksissa Kela voi luovuttaa tietoja myös asiakkaan suostumuksella. Tietosuojaselosteista saa tietoa, mihin henkilötietoja voidaan luovuttaa.
Kelassa henkilötietoja käsittelevät vain ne toimihenkilöt, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Kela valvoo henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötietoja käsittelevät antavat vaitiolositoumuksen ja sitoutuvat olemaan paljastamatta salassa pidettäviä tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kaikki henkilötiedot.
Vaitiolovelvollisuus on voimassa aina, myös vapaa-aikana ja työsuhteen päättymisen jälkeen.
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietojasi on tallennettu Kelan rekistereihin. Tarvittaessa voit saada jäljennökset henkilötiedoista. Henkilötietoja koskeva pyyntö ja vastaus ovat yleensä maksuttomia.
Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Kela voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella.
Jos epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty epäasiallisesti Kelassa, voit pyytää asian selvittämistä.
Voit myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista eli korjaamista tai virheellisten tietojen poistamista. Kela toteuttaa pyyntösi, jos se on perusteltua. Kela ilmoittaa, jos pyyntöä ei lainsäädännön perusteella ole mahdollista toteuttaa. Jos olet tyytymätön, sinulla on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulle.
Huomaa, että oikeus tietojen oikaisemiseen ei ole sama asia kuin Kelan antaman etuuspäätöksen muuttaminen.
Tutustu etuuksien käsittelyyn liittyviin tietosuojaselosteisiin ja muihin Kelan tietosuojaselosteisiin. Kanta-palvelulla on omat tietosuojaselosteet.
Voit tehdä tarkastuspyynnön oheisella lomakkeella tai vapaamuotoisesti.
Tarkastuspyyntö (pdf)
Lomakkeen saat myös Kelan palvelupisteestä.
Ilmoita vapaamuotoisessa tarkastuspyynnössä
- nimi- ja yhteystietosi
- tieto siitä, mitä tietoja haluat ja miltä ajalta
Voit toimittaa henkilötietojasi koskevan pyynnön Kelan kirjaamoon
- postilla (Kela, Kirjaamo, PL 450, 00056 Kela)
- sähköpostilla kirjaamo@kela.fi
Voit tehdä pyynnön myös puhelimitse tai asioimalla henkilökohtaisesti Kelan palvelupisteessä. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Voit tehdä pyynnön kirjaamoon postitse tai sähköpostitse. Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia (pdf).
Voit tarvittaessa käyttää asiamiestä.
Kelan tietosuojavastaava
Ota yhteyttä
tietosuoja(a)kela.fi.