Asiakkaan tietojen luovuttaminen kumppaneille

Kelan asiakkaita ja heidän etuuksiaan koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Kela luovuttaa asiakasta koskevia tietoja vain

asiakkaalle itselleen
asiakkaan Kelalle antamalla suostumuksella toiselle taholle
lakiin perustuen jollekin toiselle taholle.

Jos sinulla on lakiin perustuva oikeus tiedonsaantiin, voit tarkastella tietoja Kelan etuustietopalvelu Kelmusta tai tulorekisteristä. Lue lisää Kelan etuustietopalvelu Kelmusta.

Jos soitat Kelaan ja pyydät salassa pidettävää tietoa asiakkaastasi, sinun täytyy perustella pyyntösi tai pyytää asiakastasi antamaan Kelalle suostumus tietojen luovuttamiseen.

Asiakkaan suostumus tietojen luovuttamiseen

Kela voi luovuttaa tietoja yhteistyökumppanille asiakkaan suostumuksella. Asiakas voi antaa suostumuksen tietojensa luovuttamiseen suullisesti tai kirjallisesti.

Asiakas voi antaa suullisen suostumuksen puhelimitse tai käyntiasioinnin yhteydessä. Suullinen suostumus koskee aina vain yhtä asiointia.

Kirjallinen suostumus tarvitaan, kun asiakkaan tilanteen selvittäminen edellyttää pidempää yhteistyötä eri viranomaisten välillä ja kun on tarve selvittää, mihin etuuksiin ja palveluihin asiakkaalla on oikeus. Suostumuksessa pitää selkeästi kertoa, mihin tarkoitukseen se on.

Yleinen suostumuslomake Y100

Suostumuksen antamiseen voi käyttää yleistä suostumuslomaketta Y100. Tutustu ensin lomakkeen täyttöohjeeseen.

Toimi näin, kun pyydät asiakkaalta suostumuksen

Pyydä asiakasta täyttämään ja allekirjoittamaan suostumuslomake Y100. Opasta tarvittaessa.
Tallenna suostumus oman organisaatiosi ohjeiden mukaan.
Lähetä suostumus siinä mainituille kumppaneille. Muista tietoturva, kun lähetät suostumuksen kumppaneille.
- Lähetä suostumus Kelaan suojatulla sähköpostilla osoitteeseen suostumukset@kela.fi. Tutustu ohjeeseen suojatun sähköpostin lähettämisestä.

Asiakas voi perua, rajata, muuttaa tai täydentää antamaansa suostumusta milloin tahansa. Ilmoita mahdolliset muutokset kaikille kumppaneille.

Jos asiakas peruu suostumuksensa, ilmoita siitä Kelaan suojatulla sähköpostilla. Jos asiakas haluaa rajata, muuttaa tai täydentää antamaansa suostumusta, pyydä asiakasta täyttämään lomake uudestaan. Kun lähetät uuden suostumuksen Kelaan, se korvaa vanhan.

Lähetä tieto peruutuksesta tai uusi suostumus Kelaan suojatulla sähköpostilla osoitteeseen suostumukset@kela.fi.

Lomake eri kielillä

Lakiin perustuva tiedonsaantioikeus

Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa ja tietosuojalaissa. Oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja säädetään julkisuuslaissa ja erityislainsäädännössä.

Tiedonsaantioikeus on määritelty erikseen kussakin erityislaissa, kuten laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista tai laissa henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa. Kussakin laissa on myös määritelty, millä perusteella tiedonsaantioikeus arvioidaan. Oikeus voi olla erilainen eri tilanteissa.

Seuraavassa on kuvattuna tahoja, jotka pyytävät usein Kelasta asiakkaidensa tietoja.

Vuokranantajan tietopyynnöt

Saako vuokralaiseni Kelasta jotain etuutta? Olen sopinut vuokralaiseni kanssa, että Kela maksaa etuudet vuokranantajalle. Onko vuokralaiseni hakenut Kelasta etuutta? Milloin ja kuinka paljon sitä maksetaan?

Vuokralainen voi valtuuttaa Kelan maksamaan etuutensa suoraan vuokranantajalle. Vuokralainen voi myös peruuttaa antamansa valtuutuksen milloin tahansa. Kela ei maksa etuutta vuokranantajalle vuokrasopimuksessa olevan erillisen maininnan perusteella.

Yleensä vuokranantaja tarvitsee vuokralaisen suostumuksen siihen, että voi saada tätä koskevia tietoja. Kelasta ei voida kertoa vuokranantajalle ilman vuokralaisen suostumusta

onko vuokralainen hakenut tai saanut Kelasta etuutta
mikä on mahdollisen etuuden määrä
miksi etuutta ei ole maksettu
maksetaanko etuutta jatkossa.

Kela voi kertoa vuokranantajalle, että vuokralainen valitsee itse, maksetaanko etuus vuokranantajalle vai vuokralaisen omalle tilille.

Kela voi kertoa ilman vuokralaisen suostumusta vuokranantajalle vain etuuksista, jotka on jo maksettu vuokranantajalle.

Voiko Kela maksaa vuokralaiseni etuudet minulle, koska vuokralaiseni on jättänyt vuokran maksamatta?

Vuokranantaja voi pyytää Kelaa maksamaan vuokralaisen etuudet itselleen, jos vuokralainen laiminlyö vuokran maksamisen. Vuokranantaja voi esittää pyynnön

asumistuen maksamisesta itselleen, kun vuokranmaksu on laiminlyöty vähintään 2 peräkkäiseltä kuukaudelta
toimeentulotuen maksamista itselleen, kun vuokranmaksu on laiminlyöty 1 kuukaudelta.

Vuokranantaja voi pyytää maksun siirtämistä kirjallisesti tai soittamalla viranomaislinjalle. Kela ottaa yhteyttä vuokralaiseen ennen kuin siirtää maksun vuokranantajalle. Maksun siirtäminen kestää 1–2 kuukautta.

Lääkärien tietopyynnöt

Olen tekemässä potilaalle uutta lääkärinlausuntoa. Mitä etuuksia varten potilas tarvitsee lausuntoa? Onko aiemmin toimittamani lausunto tullut perille?

Kela ei voi kertoa lääkärille ilman henkilön suostumusta, onko potilas hakenut tai saanut Kelasta etuutta tai tarvitseeko hän lääkärinlausuntoa jotakin etuutta varten.

Kela voi kuitenkin kertoa ja vahvistaa lääkärille ilman potilaan suostumusta, onko lääkärin lähettämä lausunto saapunut Kelaan.

Kelan etuuksiin liittyvissä kysymyksissä lääkäreitä palvelee lääkärilinja, jossa Kelan asiantuntijalääkärit päivystävät ja vastaavat lääkäreiden kysymyksiin.

Perhehoitajan ja sijaishuollon tietopyynnöt

Toimin sijaisvanhempana tai perhehoitajana. Lapselle on haettu etuutta Kelasta. Onko päätös jo annettu? Mitä päätöksessä sanotaan?

Kela ei voi kertoa perhe- tai sijaishoitajalle lasta koskevaa salassa pidettävää tietoa. Hoitaja voi saada tietoja sosiaalityöntekijältä, joka vastaa lapsen asioista. Sosiaalityöntekijä vastaa siitä, että perhehoitaja saa lapsen asioista tiedot, jotka ovat välttämättömiä tehtävän suorittamiseksi.

Kela voi maksaa joitakin lapsen etuuksia perhe- ja sijaishoitajalle, jos sosiaalihuollon toimielin on antanut siihen suostumuksen.

Sairaalan sosiaalityöntekijän tietopyynnöt

Toimin sairaalan sosiaalityöntekijänä. Mitä tietoja minulla on oikeus saada asiakkaasta?

Kela ei voi kertoa salassa pidettäviä tietoja sairaalan sosiaalityöntekijälle ilman asiakkaan suostumusta.

Ennen sote-uudistusta kunta on voinut siirtää sosiaalipalvelujen järjestämisvastuun kuntayhtymälle, jolloin sairaalan sosiaalityöntekijällä on voinut olla oikeus saada tietoja. Hyvinvointialueiden sairaaloiden sosiaalityöntekijöiden oikeuden ratkaisee se, ovatko he terveydenhuollon vai sosiaalihuollon työntekijöitä.

Kela selvittää tiedonsaantioikeuden ennen salassa pidettävien tietojen luovuttamista. Jos Kela tarvitsee tietojen luovuttamista varten asiakkaan suostumuksen, asiakas voi antaa sen suullisesti palvelutilanteen aikana tai toimittaa sen Kelaan kirjallisesti.

Vastaanottokeskuksen työntekijän tietopyyntö

Voiko vastaanottokeskuksen työntekijä saada Kelasta tietoa asiakkaansa saamista etuuksista? Millä tavalla tietoja voi pyytää?

Vastaanottokeskuksen työntekijällä on lakiin perustuva oikeus saada välttämättömiä tietoja asiakkaansa saamista Kelan etuuksista, jotka voivat vaikuttaa vastaanottopalvelujen asiakkaan oikeuteen saada vastaanotto- ja käyttörahaa. Oikeus perustuu lakiin henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa. Vastaanottorahahakemuksen käsittelijä voi tarkistaa tietoja etuustietopalvelu Kelmusta. Muut vastaanottokeskuksen työntekijät voivat pyytää tietoja soittamalla Kelan viranomaislinjalle.