Utlämnande av kunduppgifter till samarbetspartner

Kunden kan ge sitt samtycke till exempelvis socialväsendet, hälso- och sjukvården, FPA eller sysselsättningstjänsterna. Kunden kan återkalla sitt samtycke genom att anmäla det till någon av de aktörer som omfattas av samtycket. Denna har till uppgift att informera de andra aktörerna om att samtycket återkallats.

Samtycke till informationsutbyte mellan myndigheter ska begäras av en kund endast i de situationer där informationsutbytet är nödvändigt för att bedöma kundens behov av förmåner och tjänster eller för att organisera tjänster.

När du ska be en kund om samtycke ska du alltid först informera kunden om följande:

• vad samtycket behövs för
• vilka uppgifter som utbyts
• vad uppgifterna ska användas till
• hur länge samtycket gäller
• hur kunden kan begränsa eller återkalla sitt samtycke.

Se till att kunden också känner till sina rättigheter:

• Det är frivilligt att ge sitt samtycke.
• Kunden får själv välja vilka aktörer som får utbyta uppgifter.
• Varje aktör är skyldig att, t.ex. i en dataskyddsbeskrivning, offentligt redogöra för hur personuppgifter behandlas i organisationen och vilka rättigheter kunden har vid behandlingen av dessa uppgifter.
• Kunden kan också välja att inte ge sitt samtycke till att uppgifter förmedlas. Då kan kunden själv lämna de uppgifter hen önskar till olika myndigheter.

Observera att kunden ska ges tid att tänka på saken om hen så önskar. Kunden kan till exempel vara i kontakt med sin egen socialarbetare. Man kan återkomma till samtycket och dess innehåll efter en betänketid.

Den myndighet som begär samtycke ska spara samtycket och lämna en kopia till kunden. Kunden informeras om att hen inte behöver skicka samtyckesblanketten vidare.

Samtyckeshandlingen ska sparas hos myndigheten så att samtycket är lättillgängligt. Kunden ska inte separat behöva påminna om att hen har gett sitt samtycke.

Den myndighet som begärt samtycket skickar det till övriga myndigheter som omfattas av samtycket. Om samtyckesblanketten skickas via e-post måste anslutningen vara skyddad.

Uppgifter lämnas ut i enlighet med samtycket, det vill säga endast till den del som kunden har gett sitt samtycke. Kundens uppgifter ska inte lämnas ut i större omfattning än vad som är nödvändigt, även om kunden har gett sitt samtycke.

Den aktör som lämnar ut uppgifter ansvarar för att det finns laglig grund för utlämnandet. Den som begär uppgifter är skyldig att visa den som lämnar ut uppgifterna vad rätten att få uppgifter grundar sig på.

• Kontrollera innehållet i samtycket.
• Lämna inte ut uppgifter som inte omfattas av samtycket.
  • Om det är oklart om samtycket omfattar de uppgifter som begärs, kan du kontrollera saken hos kunden och anteckna svaret. Lämna aldrig ut uppgifter i oklara situationer.
• Anteckna vilka myndigheter uppgifter får lämnas ut till och vilka uppgifter samtycket gäller.
• Observera att utgående från samtycket lämnar myndigheten endast ut uppgifter, inte handlingar. Ett undantag från detta är en klientplan som bygger på samarbete. En sådan kan lämnas ut om det är nödvändigt för kunden i det ärende som handlingen har upprättats för.
• Av de uppgifter som erhållits på basis av samtycket antecknas i organisationens egna handlingar endast de uppgifter som är nödvändiga. Uppgifterna ska vara sådana i samarbete erhållna kunduppgifter som organisationen behöver för att sköta den gemensamma kundens ärende.

Kunden kan när som helst senare begränsa, ändra eller återkalla sitt samtycke. Det ska vara lika enkelt att återkalla samtycket som att ge det.

Att kunden återkallar sitt samtycke inverkar inte på den handläggning av kundens ärende som gjorts före återkallandet.

Den myndighet hos vilken kunden har begärt ändringar i sitt samtycke ska omedelbart underrätta de övriga myndigheterna som omfattas av samtycket. Det är viktigt att informationen förmedlas till de andra myndigheterna så att uppgifter om kunden inte lämnas ut utifrån samtycket som inte längre gäller.

• Punkt 1: Samtyckesgivare
  Kundens personbeteckning, efternamn och förnamn. Om samtycket ges för kundens räkning av en vårdnadshavare eller intressebevakare, registreras hens namn efter kundens personuppgifter. Vårdnadshavaren eller intressebevakaren undertecknar samtycket för kundens räkning.
• Punkt 2: Beskrivning av samarbetet och syftet med behandlingen av uppgifter
  I texten på blanketten beskrivs syftet med samarbetet och behandlingen av uppgifterna på allmän nivå. Beskriv mer exakt och begripligt för din kund varför samtycke behövs i hens situation.
• Punkt 3: Samtycke
  Fyll i samtyckesblanketten i samråd med kunden och specificera de myndigheter mellan vilka utbytet av uppgifter behövs i kundens situation och mellan vilka kunden samtycker till utbytet av uppgifter. Vid behov kan du tillsammans med kunden precisera uppgifterna om aktörerna, det vill säga till exempel begränsa utbytet av uppgifter till en viss enhet eller tjänst eller ett visst verksamhetsområde.
• Punkt 4: Personuppgifter som behandlas
  Beskriv omfattningen av och avgränsningarna för utlämnandet av uppgifter. Textfältet kan fyllas i, vilket gör det möjligt att exakt avgränsa de personuppgifter som behandlas. Ange avgränsningarna så tydligt som möjligt på blanketten. I oklara situationer lämnas inga uppgifter ut förrän man kontaktat kunden för att klargöra innebörden av samtycket.
• Punkt 5: Samtyckets giltighetstid
  Diskutera med kunden för hur lång tid hen vill ge sitt samtycke till utbyte av uppgifter för att kartlägga hens förmåns- och servicebehov och ordna behövligt stöd. I allmänhet gäller samtycket i två år eller så länge samtycke krävs för kundsamarbetet. Ange på blanketten samtyckets sista giltighetsdatum.
• Punkt 6: Kundens rättigheter i fråga om användning av uppgifterna
  Kontrollera att kunden har förstått innehållet i sitt samtycke. Gå igenom kundens rättigheter i fråga om användning av hens uppgifter.
• Punkt 7: Underskrift av den som ger samtycket
  Be kunden att underteckna samtycket. Ange ort och datum för underskriften.
• Punkt 8: Mottagare av samtycke
  Anteckna den myndighet som tagit emot kundens samtycke. Ange också kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer) där myndigheten kan nås vid frågor som rör samtycket.

• Be kunden att fylla i samtyckesblanketten. Instruera vid behov kunden enligt anvisningarna på denna sida.
• Spara samtycket enligt din organisations anvisningar.
• Om kunden återkallar sitt samtycke ska du meddela också FPA om detta. Om kunden vill begränsa, ändra eller komplettera sitt samtycke ska du be kunden fylla i blanketten på nytt. När du skickar ett nytt samtycke till FPA, ersätts det gamla samtycket med det nya. 
• Skicka samtycket eller uppgiften om återkallandet till FPA per skyddad e-post till adressen  suostumukset@kela.fi. Läs anvisningarna om hur man skickar skyddad e-post.

Jag har avtalat med min hyresgäst om att FPA betalar ut hens förmåner direkt till hyresvärden. Har min hyresgäst ansökt om någon förmån från FPA? När och hur mycket betalas ut i förmån?

Hyresgästen kan befullmäktiga FPA att betala förmåner direkt till hyresvärden. Hyresgästen kan också när som helst återta fullmakten. FPA betalar inte förmånen till hyresvärden på basis av ett separat omnämnande i hyresavtalet.

FPA kan informera hyresvärden om huruvida hyresgästen har bett FPA betala förmånen till hyresvärden eller till hyresgästens eget konto. Utan hyresgästens samtycke kan FPA endast informera hyresvärden om förmåner som redan har betalats till hyresvärden.

Hyresgästen måste dock i regel ge FPA sitt samtycke till att uppgifter lämnas ut. Om hyresgästen har gett FPA sitt samtycke, kan FPA informera hyresvärden om t.ex.

• huruvida hyresgästen har ansökt om eller blivit beviljad förmåner från FPA
• hur stor den eventuella förmånen är
• varför en förmån inte har betalats ut
• huruvida förmånen betalas ut i fortsättningen.

Kan FPA betala min hyresgästs förmåner till mig, eftersom hyresgästen inte har betalat sin hyra?

Hyresvärden kan be FPA betala hyresgästens förmåner till sig om hyresgästen försummar att betala hyran. Hyresvärden kan framställa en begäran om att

• bostadsbidrag ska betalas till hyresvärden, om hyresbetalningen har försummats under minst 2 på varandra följande månader
• utkomststöd ska betalas till hyresvärden, om hyresbetalningen har försummats under 1 månad.

Hyresvärden kan begära en överföring av betalningen skriftligt eller genom att ringa FPA:s servicenummer för myndigheter. FPA kontaktar hyresgästen innan betalningen överförs till hyresvärden. Överföringen av betalningen tar 1–2 månader.

Jag håller på att skriva ett nytt läkarutlåtande till en patient. För vilka förmåner behöver patienten utlåtandet? Har mitt tidigare utlåtande kommit fram?

FPA kan inte utan kundens samtycke informera läkaren om huruvida kunden har ansökt om eller blivit beviljad förmåner från FPA eller om kunden behöver läkarutlåtandet för någon förmån.

FPA kan dock utan patientens samtycke bekräfta för läkaren huruvida ett utlåtande som läkaren skickat har kommit till FPA.

I frågor som gäller FPA:s förmåner betjänas läkarna av FPA:s läkarlinje, där FPA:s sakkunnigläkare svarar på läkarnas frågor.

Jag är fosterförälder eller familjevårdare. En förmån har ansökts för barnet från FPA. Har ett beslut redan utfärdats? Vad står det i beslutet?

FPA kan inte ge familjevårdaren eller den som har hand om barnet sekretessbelagda uppgifter om barnet. Vårdaren kan få uppgifter av den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter. Socialarbetaren ansvarar för att fosterföräldern eller familjevårdaren får de uppgifter om barnets angelägenheter som är nödvändiga för att sköta uppgiften.

FPA kan betala vissa av barnets förmåner till fosterföräldern eller familjevårdaren, om socialvårdsorganet har gett sitt samtycke till det.

Jag jobbar som socialarbetare på ett sjukhus. Vilka uppgifter har jag rätt att få om en klient?

FPA kan inte lämna ut sekretessbelagda uppgifter till sjukhusets socialarbetare utan klientens samtycke. En socialarbetare vid ett sjukhus i ett välfärdsområde kan ha rätt till uppgifter om hen är anställd inom socialvården.

FPA utreder rätten att få uppgifter innan sekretessbelagda uppgifter lämnas ut. Om FPA behöver kundens samtycke för att lämna ut uppgifterna kan kunden ge sitt samtycke muntligt under en servicesituation eller lämna in det skriftligt till FPA.

Kan en anställd vid en flyktingförläggning få uppgifter från FPA om en kunds förmåner? På vilket sätt kan uppgifter begäras?

Anställda vid flyktingförläggningar har lagstadgad rätt att få nödvändiga uppgifter om de FPA-förmåner som en kund får och som kan påverka dennes rätt till mottagnings- och brukspenning. Rätten grundar sig på lagen om behandling av personuppgifter inom migrationsförvaltningen.

Den som behandlar ansökningar om mottagningspenning kan kontrollera uppgifter i FPA:s förmånsdatatjänst Kelmu. Övriga anställda vid förläggningen kan begära uppgifter genom att ringa till FPA:s myndighetslinje.