Behandling av klientuppgifter och dokumentering av klienternas rehabilitering

Personuppgifter får behandlas endast om det finns en lagstadgad grund för behandlingen. I annat fall krävs det att klienten, dvs. den registrerade, ger sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter. Samtycket ska uppfylla de krav som ställs i EU:s allmänna dataskyddsförordning, dvs. det ska vara en frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade godkänner att personuppgifter som rör hen får behandlas.

Om du inhämtar eller lämnar ut uppgifter om en klient ska behandlingen av uppgifterna grunda sig på klientens samtycke. FPA rekommenderar att du ber att få klientens samtycke skriftligen. På så sätt kan du vid behov påvisa att klienten har gett sitt lagenliga samtycke till att hens personuppgifter får behandlas.

Du kan skicka in uppgifter om klienterna till FPA:s

• försäkringsdistrikt per post  
• rehabiliteringsgrupper via skyddad e-post.

Klienterna kan skicka in uppgifter om sig själva i MittFPA (sidorna för privatpersoner).

FPA lämnar ut handlingar som gäller klienter endast för genomförande av klienternas rehabilitering. Om du har för avsikt att använda en klients personuppgifter för något annat ändamål, ska du begära klientens samtycke till att hens personuppgifter får behandlas.

Om uppgifter om klienterna används i forskningssyfte antingen under eller efter rehabiliteringen ska du inhämta ett skriftligt samtycke också av FPA. Detta kan även kräva ett utlåtande av den etiska kommittén. Du ansvarar tillsammans med den som bedriver forskningen (forskare eller forskningsinrättning) för att behövligt utlåtande av den etiska kommittén har begärts.

Läs mer om forskningstillstånd som gäller rehabiliteringstjänster.

FPA utför kvalitetsrevision av de rehabiliteringstjänster som ordnas av FPA för att säkerställa kvaliteten. Därför måste klienternas uppgifter förvaras åtminstone så länge som avtalet mellan FPA och serviceproducenten är i kraft.

Förvaringen av personuppgifter regleras också i dataskyddslagstiftningen och speciallagstiftningen om personuppgifter. Det föreskrivs till exempel särskilt om förvaringen av journalhandlingar i patientlagen och förordningen om journalhandlingar.

Dokumentation av rehabiliteringen hjälper dig att planera och genomföra rehabiliteringen och att utvärdera och följa upp rehabiliteringens effekter. God dokumentation bidrar till att klienten får rehabilitering av hög kvalitet. 

Med hjälp av dokumentationen kan du visa hur du har genomfört rehabiliteringen. Dokumentation hör till god rehabiliteringspraxis. Genom dokumentationen säkerställer man att klientens och serviceproducentens rättigheter tillgodoses. Genom dokumentationen säkerställer man också att uppgifterna förvaras med tanke på en eventuell granskning eller kvalitetsrevision.

I de olika servicebeskrivningarna för rehabiliteringstjänsterna fastställs närmare hur respektive rehabiliteringstjänst ska dokumenteras.

När du berättar om dokumentation för en klient

• kan hen lita på att du registrerar och behandlar uppgifter om hen på ett lagenligt, omsorgsfullt och tillförlitligt sätt
• förstår hen vilka uppgifter du registrerar om hen och varför du gör det
• blir hen medveten om sin rätt att ta del av de handlingar som upprättats om hen.