Fakturering av rehabiliteringstjänster

Innan nätfaktureringen tas i bruk ska du ta reda på

• om det finns möjlighet till nätfakturering i det faktureringssystem som du använder
• om nätfakturan innehåller alla de uppgifter som krävs för att FPA ska kunna betala fakturan, dvs. de obligatoriska uppgifterna i XML-meddelandet och i pdf-fakturan.

Om systemet stöder nätfakturering och fakturan innehåller alla de uppgifter som FPA kräver, kan du komma överens med din systemleverantör om att ta i bruk nätfakturering. Vid behov kan du fråga om möjligheterna att ta i bruk nätfakturering hos kundsupporten för det faktureringssystem som du använder.

Fakturan ska innehålla både de uppgifter som är obligatoriska för XML-meddelandet och de som är obligatoriska för pdf-fakturan. De uppgifter som behövs är desamma som de uppgifter som ska anges på pappersblanketterna.

I alla nätfaktureringssystem är det inte möjligt att ange de uppgifter som FPA kräver. Då kan FPA inte behandla nätfakturorna. Ta kontakt med din systemleverantör om det finns behov av att göra ändringar i nätfakturan.

Obligatoriska uppgifter i XML-meddelandet är

• FO-nummer för fakturans mottagare
• namnet på fakturans mottagare
• fakturans nummer
• referensnummer
• fakturerarens referens
• fakturerarens FO-nummer
• serviceproducentens FO-nummer
• e-postadress.

FPA:s FO-nummer är 0246246–0.

Ange fakturans egentliga uppgifter på pdf-fakturan:

• På den första sidan anges de uppgifter som gäller faktureraren och serviceproducenten.
• På den andra sidan anges faktureringsuppgifterna per rehabiliteringstjänst.

De uppgifter som anges på pdf-blanketten ska motsvara de uppgifter som anges på FPA:s pappersblanketter.

• Rehabiliteringsräkning KU 201r (pdf)
• Terapiräkning – Krävande medicinsk rehabilitering KU 203r (pdf)
• Terapiräkning – Rehabiliterande psykoterapi – Rehabilitering enligt prövning KU 205r (pdf)

Kontrollera att de uppgifter som bildats på nätfakturan är korrekta innan du skickar fakturan till FPA!

Se exempel på hur man anger obligatoriska uppgifter (pdf, på finska).

Följ de allmänna faktureringsanvisningarna på den här sidan.

Skicka redovisningsfakturorna för rehabilitering till FPA i enlighet med Finvoice 3.0-standarden. FPA:s nätfaktureringsuppgifter:

• Mottagare: FPA, Kava
• Nätfaktureringsadress: 
  00370246246030004
• Förmedlarkod: 003703575029
• Förmedlare: Telia Finland Oyj (Telia/CGI)

Skicka alltid uppgifterna i nätfakturan både som ett XML-meddelande och som pdf-faktura. Skicka inte bilageblanketter.

Ange inte klienternas personbeteckningar i nätfakturan. Personbeteckningarna ska ersättas med de beslutskoder som finns i rehabiliteringsbesluten.

FPA betalar de ersättningar för rehabilitering som sökts genom nätfakturering inom den betalningstid som anges i lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal (30/2013). Betalningstiden är högst 30 dagar från det att fakturan eller redovisningen inkommer till FPA.

FPA kan betala fakturan inom ramen för betalningstiden endast om serviceproducentens nätfaktura innehåller samma uppgifter som pappersblanketterna. FPA kontaktar serviceproducenten om uppgifterna eller utredningarna inte är tillräckliga.

Närmare anvisningar om nätfakturering:

• Finvoice 3.0-tillämpningsanvisning (pdf)

• Exempel på hur man anger obligatoriska uppgifter (pdf, på finska)

Om det inte är möjligt att lämna de uppgifter som FPA kräver i det nätfaktureringssystem som du använder, ska du alltid kontakta din systemleverantör. FPA kan inte påverka vilka uppgifter det är möjligt att ange i nätfaktureringssystemet.

Om du har andra frågor som gäller faktureringen kan du ta kontakt på e-postadressen kuntoutus_jarjestelmat@kela.fi. 

Det finns flera fördelar med nätfakturering:

• Du behöver inte längre skicka pappersfakturor till FPA.
• Fakturorna anländer pålitligt och snabbt till FPA. 
• Du sparar på portoavgifter och miljön.
• Det blir lättare att hantera faktureringen och fakturorna. 

När du fakturerar ska du iaktta

• FPA:s faktureringsanvisningar 
• de faktureringsgrunder som anges i det avtal som du har undertecknat 
• faktureringsgrunderna i prisbilagan
• faktureringsanvisningarna i servicebeskrivningen.

Fakturera moms i enlighet med mervärdesskattelagen. Du kan ta stöd av anvisningen om momsbeskattning av hälso- och sjukvård (skatt.fi). Observera särskilt punkt 3.8 som gäller rehabiliteringstjänster. Där står hur skatter ska betalas för yrkesinriktade och medicinska rehabiliteringstjänster samt för inkvartering och måltider för klientens närstående som deltar i rehabiliteringen.

Ansvaret för att fakturorna upprättas och levereras enligt anvisningarna vilar på serviceproducenten. 

Om serviceproducentens fakturor väsentligt eller upprepade gånger avviker från anvisningarna, kan det leda till påföljder för serviceproducenten. Till exempel i fråga om tjänster som tillhandahålls utifrån ett avtal kan bristfällig fakturering leda till att avtalet hävs. 

Skicka en faktura inom 2 månader från det att rehabiliteringen har tillhandahållits. Om du skickar fakturan för sent ska du redogöra för orsaken till förseningen.

Fakturera kostnaderna medan rehabiliteringen pågår, eller efter varje period om rehabiliteringen är långvarig eller omfattar flera perioder.

Läs om anvisningar om nätfakturering. 

Om du lämnar in en pappersfaktura, se postadresserna för rehabiliteringsredovisningar och rehabiliteringsrapporter.

Ta inte ut någon klientavgift, självriskavgift eller annan tilläggsavgift av klienten för rehabilitering som genomförs i enlighet med servicebeskrivningen.

FPA betalar en godkänd faktura senast 30 dagar efter att den inkommit (Lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal 30/2013). 
Fakturerare är den serviceproducent som undertecknat avtalet eller någon annan fakturerare som serviceproducenten uppgett för FPA:s avtalshantering. Underleverantörer fakturerar serviceproducenten enligt ömsesidig överenskommelse. Serviceproducenten fakturerar i sin tur FPA.

Om faktureraren är en grupp ska den medlem i gruppen som är huvudansvarig anmälas till FPA. Genom den huvudansvariga sköts faktureringen, utbetalningen och kontakten till FPA. 

FPA ersätter kostnaderna endast för genomförd rehabilitering. Om rehabiliteringen avbryts ersätter FPA serviceproducenten för kostnaderna för ordnandet av rehabiliteringen fram till avbrottet. Se närmare anvisningar i servicebeskrivningen och prisbilagan.
 

Skicka in blanketten Redovisning av rehabiliteringskostnader KU 206r (pdf) och någon av följande klientspecifika fakturablanketter:

• blankett KU 201r rehabiliteringsräkning (pdf)
• blankett KU 205r neuropsykologisk rehabilitering och rehabiliterande psykoterapi (pdf)
• blankett KU 203r terapi inom ramen för krävande medicinsk rehabilitering (pdf). 

Om FPA:s blanketter inte används vid faktureringen, ska det i serviceproducentens egna blanketter finnas samma uppgifter i samma ordning som i FPA-blanketterna.

Skicka in blanketten Redovisning av rehabiliteringskostnader KU 206r (pdf) och blanketten Rehabiliteringsräkning KU 201r (pdf) samt separat klientens deltagarintyg och en kort rehabiliteringsrapport. 

Serviceproducenter kan börja skicka nätfakturor till FPA i början av 2024. Läs om anvisningar om nätfakturering.

För vissa tjänster inom ramen för yrkesinriktad rehabilitering och rehabilitering enligt prövning används priskategorin kilometerersättning. Då faktureras resekostnaderna enligt priskategorin kilometerersättning.

Ange följande uppgifter i fakturan:

• de exakta adresserna för startplatsen och destinationen
• antalet kilometer avrundat uppåt till närmaste hela kilometer

Exempel

Coachen reser till det ställe där mötet med klienten hålls. Coachens startplats ligger på 4,6 kilometers avstånd från mötesplatsen, och hen återvänder till startplatsen efter mötet.

På fakturan antecknas:

• de exakta adresserna: Terapivägen 1, 0000 Helsingfors – Hemgatan 2, 0000 Helsingfors – Terapivägen 1, 0000 Helsingfors
• antalet kilometer avrundat till närmaste hela kilometer: 4,6 km + 4,6 km = 9,2 km, dvs. avrundat 10 km
• ersättningens storlek: 10 km x kilometerersättning x,xx euro/km = x,xx euro

Flera exempel på tillämpningen av priskategorierna för de olika rehabiliteringstjänsterna finns i prisbilagorna för de olika tjänsterna.

Besök som inte genomförts kan faktureras om orsaken till att besöket inte blivit av är någondera av följande:

• Klienten deltar inte i besöket på grund av akut insjuknande.
• Coachen konstaterar i början av besöket att klienten är för berusad för att besöket ska kunna genomföras.

FPA ersätter inte kostnaderna för besök som annullerats av andra orsaker.

Perioder med rehabilitering i grupp ordnas som öppen vård eller sluten vård. Klienten kan välja om hen vill delta utan inkvartering eller med inkvartering vid serviceproducentens slutenvårdsenhet eller i en separat inkvarteringslokal. Om klienten under rehabiliteringen inkvarteras i serviceproducentens lokaler eller i en separat inkvarteringslokal betalar FPA serviceproducenten för övernattningen enligt priset för inkvartering.

Klienten kan i allmänhet inte under en pågående kurs byta från rehabilitering i öppen vård till rehabilitering i sluten vård eller tvärtom. Ett sådant byte kan ske endast av särskilda motiverade skäl. I ett sådant fall ska klienten kontakta FPA:s kundservice och serviceproducenten. Bytet kan göras endast om FPA godkänner det.

Om klienten behöver inkvartering ersätter FPA serviceproducenten för inkvarteringen och måltiderna (s.k. helpension) enligt de fasta priser som fastställts för detta. Om klienten anländer till inkvarteringsstället dagen före rehabiliteringen ersätter FPA serviceproducenten bara för jouren under den första natten. Klienten kan ansöka om övernattningspenning för kostnaderna för övernattningen.

För dagar med rehabilitering i öppen vård (dvs. öppenvårdsdygn i grupp) ersätter FPA serviceproducenten för måltiderna enligt ett fast pris enligt prisbilagan. 

Det är inte ändamålsenligt att placera in en grupperiod genast efter en öppenvårdsdag. Om en öppenvårdsdag undantagsvis infaller just före en grupperiod och en klient som deltar i rehabilitering i sluten vård har meddelat att hen övernattar i serviceproducentens lokaler under grupperioderna, betalar FPA inkvarteringspriset till serviceproducenten. Inkvarteringspriset betalas dock inte om klienten har meddelat att hen inte övernattar i serviceproducentens lokal. 

Besöken för individuell träning kan flexibelt förläggas så att de genomförs i samband med grupperioderna. Serviceproducenten ska beakta klientens individuella situation. Besöken för individuell träning ska genomföras före utvärderingen av klientens situation i slutet av rehabiliteringen. 

FPA betalar inkvarteringspriset för natten före ett individuellt besök, om natten infaller omedelbart efter en grupperiod i sluten vård och klienten redan är inkvarterad i serviceproducentens lokaler. 

FPA ersätter inte serviceproducenten för kostnaderna varken för inkvartering eller jour den föregående dagen, om klienten anländer till platsen kvällen före en rehabiliteringsdag i öppen vård, före ett öppenvårdsdygn eller före ett besök. Klienten kan själv ansöka om övernattningspenning för kostnaderna för övernattningen dagen före rehabiliteringen.

Om en klient deltar i Kiila-rehabilitering i sluten vård med inkvartering, ersätts måltiderna också för avresedagen enligt priset för måltider i helpension. Om klienten exempelvis deltar i en grupperiod i sluten vård från tisdag till fredag är ersättningen följande:

• tisdag–torsdag: priset för ett öppenvårdsdygn i grupp + priset för inkvartering + priset för måltider i helpension
• fredag: priset för ett öppenvårdsdygn i grupp + priset för måltider i helpension.

I fråga om klienter som inkvarterats natten mellan torsdag och fredag ersätts måltiderna för fredagen enligt priset för måltider i helpension oavsett vilken tid klienten reser hem. På fredagen ska det ordnas rehabiliteringsprogram hela dagen. Om en klient inte inkvarteras i serviceproducentens lokaler under grupperioden ersätts utöver kostnaderna för ett öppenvårdsdygn också måltiderna enligt priset för måltider i öppen vård. Inkvarteringen ersätts för 3 nätter från tisdag till fredag.

Du kan fakturera för

• rehabiliteringsdagar enligt servicebeskrivningen
• den första frånvarodagen då en klient eller en anhörig som deltar i rehabiliteringen insjuknar akut
• en lördag om klienten deltar i det rehabiliteringsprogram som anges i servicebeskrivningen och därefter avlägsnar sig
• en söndag om klienten
  • är närvarande och dagen ingår i den rehabilitering som anges i servicebeskrivningen
  • återvänder till rehabiliteringen senast kl. 16 och får där middag, kvällsmål och inkvartering för natten.

När du fakturerar för den första frånvarodagen då en klient eller anhörig insjuknat akut förbrukas beviljade rehabiliteringsdagar eller rehabiliteringsbesök.

Du kan inte fakturera för

• dagen innan rehabiliteringen börjar, då klienten har anlänt till rehabiliteringsstället (slutenvårdsenheten) under dagen i fråga
• sjukdagar som följer direkt på dagen för insjuknandet
• frånvarodagar som beror på något annat än akut insjuknande.

Du kan endast fakturera för besök som genomförts.

Om terapin genomförs som dubbelsessioner anges två besök för samma dag. Dubbelsessioner går att genomföra vid individuell terapi eller gruppterapi.

Mer information finns i dokumentet med anvisningar för terapeuter om genomförande av FPA:s rehabiliterande psykoterapi (5/2021, pdf på finska). 

Du kan endast fakturera för besök som genomförts.

Du kan fakturera för

• rehabiliteringsdagar enligt servicebeskrivningen
• den första frånvarodagen då en klient eller en anhörig som deltar i rehabiliteringen insjuknar akut
• en lördag om klienten deltar i det rehabiliteringsprogram som anges i servicebeskrivningen och därefter avlägsnar sig
• en söndag om klienten
  • är närvarande och dagen ingår i den rehabilitering som anges i servicebeskrivningen
  • återvänder till rehabiliteringen senast kl. 16 och får middag, kvällsmål och inkvartering för natten.

När du fakturerar för den första frånvarodagen då en klient eller anhörig insjuknat akut förbrukas beviljade rehabiliteringsdagar eller rehabiliteringsbesök.

Du kan inte fakturera för

• dagen innan rehabiliteringen börjar, då klienten har anlänt till rehabiliteringsstället (slutenvårdsenheten) under dagen i fråga
• sjukdagar som följer direkt på dagen för insjuknandet
• frånvarodagar som beror på något annat än akut insjuknande.

Individuell terapi kan genomföras hemma hos klienten, i skolan, på daghemmet eller någon annanstans i klientens vardagsmiljö. Detta gäller inte vatten- eller ridterapi.

Vid gruppterapi kan hembesök inte göras.

Hembesökstillägg betalas till serviceproducenten på grund av en resa som föranleds av 

• besök för individuell terapi som genomförs hemma hos klienten, i skolan eller på daghemmet 
• samarbetsbesök högst fyra gånger per år 
• försök med motionsaktiviteter och hänvisning till hobbyverksamheter högst fem gånger per år 
• handledningsbesök som har beviljats genom ett rehabiliteringsbeslut.

Till serviceproducenten betalas inte ersättning för kostnader för transport av klienten. 

Hembesökstillägget är det pris som fastställs enligt terapibesökets längd förhöjt med  

• 50 % om resan tur och retur är under 36 kilometer
• 70 % om resan tur och retur är 36–70 kilometer
• 100 % om resan tur och retur är över 70 kilometer.

Om hembesöken föranleder resor i endast en riktning tillämpas ovannämnda kilometerantal och hembesökstillägg.

Om rehabilitering genomförs för flera klienter vid ett och samma besök på samma plats, exempelvis ett servicehus, betalas hembesökstillägg endast för en klient. För de övriga klienterna betalas grundpris, eftersom inga separata resekostnader orsakas av förflyttning på grund av dessa klienter. 

Utöver tillägg för hembesök betalas också en separat reseersättning till serviceproducenten om en enkelresa för ett hembesök för att genomföra terapi överstiger 100 km. Den separata reseersättningen betalas separat för både tur- och returresan i enlighet med Skatteförvaltningens gällande kilometerersättningar.

Exempel

Serviceproducenten beger sig från sitt verksamhetsställe i Uleåborg till Kajana för att genomföra terapi hemma hos klienten. Enkelresan från serviceproducentens verksamhetsställe till klientens hem är 180 km. FPA betalar ersättning för terapibesöket genom ett hembesökstillägg (100 %) och därtill separat reseersättning till serviceproducenten för 80 km per riktning (tur och retur), dvs. 80 km x 0,53 euro (Skatteförvaltningens kilometerersättning 2023). 

Vid faktureringen av resor i anslutning till hembesök måste man beakta var resan börjar och var den slutar. 

Terapeuten kan till exempel börja resan från verksamhetsstället eller hemifrån.

• Om den adress som serviceproducenten meddelar inte är belägen inom det försäkringsdistrikt som ingått avtalet, ersätter FPA de resekostnader som genomförandet av terapin orsakat från detta försäkringsdistrikts gräns.
• Terapeuten fakturerar för de resekostnader som genomförandet av terapin orsakat från detta försäkringsdistrikts gräns till klientens hem enligt bilens trippmätare. Resan till gränsen för det försäkringsdistrikt som ingått avtalet är normal arbetstid. 
• Läs mer i bilaga 1 till servicebeskrivningen.

Hembesökstillägg faktureras enligt följande:

1:a resan: Terapeuten åker från verksamhetsstället till klienten A. Resan är totalt 3 km och då är hembesökstillägget 50 %

2:a resan: Terapeuten åker från klienten A till klienten B och därifrån till sitt verksamhetsställe. Resan är totalt 9 km och då är hembesökstillägget 50 %

Klienterna i exemplet är bägge FPA-klienter. 

Hembesökstillägg faktureras enligt följande om resan till klienten är kortare hemifrån än från verksamhetsstället:

• Terapeuten åker från verksamhetsstället till klienten A. Resan från terapeutens verksamhetsställe till klientens hem är 20 km och därifrån till terapeutens hem 10 km. Terapeutens resa till sitt hem är alltså kortare än resan till verksamhetsstället. Den faktureringsbara resan tur och retur är totalt 30 km och då är hembesökstillägget 50 %.

Eftersom den faktiska resan är kortare än den kalkylerade resan från klienten A till verksamhetsstället, faktureras den faktiska resan.

Hembesökstillägg faktureras enligt följande om resan hemifrån är längre än från verksamhetsstället:

• Terapeuten åker från verksamhetsstället till klienten A. Resan från terapeutens verksamhetsställe till klientens hem är 10 km och därifrån till terapeutens hem 30 km. Resan till verksamhetsstället är alltså kortare än resan hem. Den faktureringsbara resan tur och retur är totalt 20 km och då är hembesökstillägget 50 %.

Om klienten inte är en FPA-klient kan FPA inte faktureras för utresan till klienten i fråga. Hembesökstillägg faktureras enligt följande:

• Terapeuten åker 10 km till en klient vars rehabilitering ordnas av en annan aktör. Därifrån åker terapeuten vidare till en FPA-klient. Den resan är 40 km. Terapeutens resa tillbaka till sitt verksamhetsställe är 65 km. Den faktureringsbara resan i en riktning är totalt 105 km och då är hembesökstillägget 100 %.

Om terapeuten förutom FPA-kunder också har andra kunder under resan betalas hembesökstillägg endast för de resor som föranleds av terapi för FPA-kunder. 

Terapeuten antecknar adressen för en kund hos exempelvis en offentlig aktör så att adressen inte kan förknippas med kunden, till exempel Isokatu, Uleåborg. 

I sådana fall där flera personer får rehabilitering under samma besök och på samma gatuadress, exempelvis i ett servicehus, betalas hembesökstillägg endast för en person. 
 

Adresserna till FPA-kunder ska skrivas med noggrannheten gatans namn, husnummer och ort. 

Adresserna för andra än FPA:s klienter ska skrivas med noggrannheten gatans namn och ort. 

För att säkerställa integritetsskyddet ska terapeutens hemadress inte skrivas i fakturan. Anteckningen ”hem” är tillräcklig. Vid behov ber FPA om noggrannare uppgifter.